5W1H là gì? Áp dụng trong tổ chức sự kiện

Công thức 5W1H từ lâu đã rất phổ biến và được ứng dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực, trong đó có tổ chức sự kiện. Vậy 5W1H là gì? Ứng dụng trong tổ chức sự kiện như thế nào? Hãy cùng Will Event tìm hiểu chi tiết nhé!

5W1H là gì?

5W1H là viết tắt của các chữ What, Where, When, Why, Who và How. Đây là mô hình giúp bạn hoạch định được mục tiêu và kế hoạch cụ thể cho dự án. 5W1H được ứng dụng hiệu quả trong công việc, quản lý và tổ chức sự kiện, là phương pháp kinh doanh để giúp các nhà quản lý và giám đốc điều hành đưa ra quyết định tốt hơn. 

Ứng dụng 5W1H trong tổ chức sự kiện

Mô hình 5W1H là công cụ được các nhà tổ chức sự kiện áp dụng rộng rãi để lên kế hoạch và triển khai hiệu quả. Hãy cùng khám phá cách áp dụng chi tiết mô hình này để sự kiện của bạn diễn ra thành công và đạt kết quả tối ưu!

Why – Tại sao 

Chữ Why đứng đầu tiên giúp bạn trả lời được mục đích, mục tiêu cũng như lý do tổ chức sự kiện là gì? Đây là sự kiện bán hàng, giới thiệu sản phẩm, quảng bá thương hiệu?,…Trả lời được câu hỏi này sẽ giúp bạn định hướng và lên kế hoạch đúng đắn. 

Một số câu hỏi cần đặt ra để tìm ra WHY:

• Mục tiêu của sự kiện là gì?
• Công ty muốn đạt được những gì sau sự kiện?
• Tại sao sự kiện này nên được tổ chức?
• Thông điệp cần truyền tải trong sự kiện này là gì?

What – Cái gì

What chính là danh sách các công việc bạn cần phải làm khi tổ chức sự kiện. Một vài gợi ý mà bạn có thể tham khảo:

• Tên sự kiện
• Chủ đề sự kiện là gì?
• Sự kiện được tổ chức theo hình thức nào?
• Khách mời là ai? Có bao nhiêu khách mời (nhà tài trợ, đối tác, khách hàng, công ty truyền thông,…).
• Đơn vị cung cấp dịch vụ: Âm thanh, ánh sáng, trang trí, quà tặng, đồ ăn, thi công,…Những lưu ý cần có với nhà cung cấp.
• Lập danh sách quà tặng.
• Truyền thông, quảng cáo: Kế hoạch truyền thông trước – trong – sau sự kiện chi tiết.
• Lịch trình chi tiết: Hoạt động nào sẽ diễn ra trong sự kiện? Về thời gian, nội dung, người tham gia?
• Đồ ăn & thức uống: teabreak, buffet, cocktail,…
• Kế hoạch ngân sách chi tiết.

When – Khi nào

When là xác định thời gian tổ chức sự kiện của bạn. Việc lựa chọn thời gian phù hợp sẽ góp phần quan trọng vào thành công của sự kiện. Tuy nhiên, có một vài lưu ý bạn cần cân nhắc để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công nhất:

• Không nên tổ chức trùng với những sự kiện lớn và quan trọng khác.
• Thời điểm tổ chức nên phù hợp với định hướng của sự kiện. Tùy vào mục đích tổ chức mà cân nhắc nên tổ chức vào buổi sáng, trưa, hay tối. Ví dụ: sự kiện động thổ, khởi công thường được tổ chức vào sáng, ngược lại, gala dinner lại cực kỳ với không khí vui vẻ của buổi tốt.
• Nên thông báo sớm thời gian tổ chức để khách mời sắp xếp thời gian tham dự.
• Cần tránh các ngày lễ lớn nếu không phải sự kiện đặc thù.

Where – Ở đâu

Where dùng để xác định địa điểm sẽ diễn ra sự kiện. Dưới đây là những tiêu chí quan trọng cần cân nhắc khi lựa chọn địa điểm:

• Đảm bảo địa điểm có sức chứa đáp ứng đủ số lượng khách tham dự.
• Cần thuận tiện cho việc di chuyển của đa số khách mời, nên ưu tiên những nơi có bãi đỗ xe rộng, ở trung tâm thành phố,….
• Cần cân nhắc tổ chức sự kiện trong nhà hay ngoài trời. Nếu sự kiện diễn ra ngoài trời, cần cân nhắc yếu tố thời tiết và có phương án dự phòng phù hợp.
• Địa điểm tổ chức phải đầy đủ tiện nghi và được trang bị nhiều thiết bị phục vụ cho sự kiện.

Cần cân nhắc đặt chỗ từ sớm để tránh tình trạng kín lịch của các địa điểm đặt tiệc, nhất là trong mùa cao điểm.

Who – Ai

Khi tổ chức sự kiện bạn cần xác định rõ đối tượng tham gia sự kiện. Họ là những ai? Bao nhiêu tuổi? Phong cách và thói quen của họ là gì? Và mối quan hệ giữa họ với bạn như thế nào?

Trả lời những câu hỏi trên sẽ giúp bạn xây dựng được phương án tổ chức, kịch bản, nội dung chương trình cũng như tối ưu hóa được thông điệp muốn truyền tải sao cho hiệu quả nhất.

How – Như thế nào

Chữ How cuối cùng trong nguyên tắc 5W1H giúp bạn xác định được nên tổ chức sự kiện như thế nào? Đây là  yếu tố quyết định phương thức và cách thức triển khai toàn bộ sự kiện.

How giúp trả lời các câu hỏi sau:

• Làm thế nào để tổ chức hiệu quả?
• Làm sao để tối ưu ngân sách?
• Bằng cách nào để thu hút người tham dự?
• Phương thức nào để truyền tải thông điệp?
• Làm cách nào để xử lý các tình huống phát sinh?

Bài viết trên đã cung cấp các thông tin chi tiết về 5W1H và cách áp dụng nó trong tổ chức sự kiện. Ngoài ra, mô hình 5W1H còn áp dụng được trong rất nhiều lĩnh vực khác nữa. Với tính ứng dụng cao và dễ tiếp cận, mô hình 5W1H chắc chắn sẽ là công cụ hữu ích, hãy biến 5W1H thành công cụ đắc lực hỗ trợ bạn trong công việc và cuộc sống nhé!