Truyền thông tổ chức sự kiện là gì? Mục đích, các giai đoạn

Truyền thông cho sự kiện là một yếu tố rất cần thiết cho việc tổ chức một sự kiện thành công. Không chỉ đơn thuần là việc thông báo về sự kiện đến công chúng, truyền thông sự kiện còn bao gồm việc tạo dựng hình ảnh, gia tăng sự chú ý và khuyến khích sự tham gia của các khách mời. 

Trong bối cảnh thị trường cạnh tranh ngày nay, một chiến lược truyền thông hiệu quả sẽ giúp sự kiện của bạn nổi bật so với các đối thủ.

Trong bài viết này, Will Event sẽ giúp bạn tìm hiểu truyền thông tổ chức sự kiện là gì, các giai đoạn truyền thông sự kiện và những phương tiện truyền thông mang lại hiệu quả cao nhất.

Khái niệm truyền thông tổ chức sự kiện là gì?

Truyền thông tổ chức sự kiện là quá trình sử dụng các phương tiện truyền thông để truyền tải thông điệp, thông tin và tin tức về một sự kiện cụ thể đến cho đối tượng công chúng mục tiêu. 

Đây là một phần thiết yếu trong việc tổ chức sự kiện, vì nó giúp tạo sự chú ý, khuyến khích sự tham gia và lan tỏa thông điệp của sự kiện đến những đối tượng mà tổ chức mong muốn tiếp cận.

Truyền thông sự kiện là một hoạt động không thể thiếu để thu hút sự quan tâm của công chúng trước khi sự kiện diễn ra. Đồng thời, nó còn hỗ trợ doanh nghiệp trong việc quảng bá hình ảnh đến khách hàng ngay cả sau khi sự kiện đã kết thúc.

Mục đích của truyền thông cho sự kiện

Mục tiêu của truyền thông trước sự kiện là thông báo cho khách hàng và đối tác về sự kiện mà doanh nghiệp sắp tổ chức. Điều này nhằm thu hút sự quan tâm, chú ý đồng thời kích mong muốn tham gia sự kiện. 

Một kế hoạch truyền thông hiệu quả không chỉ giúp làm nổi bật thông điệp mà còn góp phần tạo ra không khí sôi động và tích cực trước khi sự kiện diễn ra.

Tuy nhiên, chỉ tập trung vào truyền thông trước sự kiện thôi là chưa đủ. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp thường bỏ qua hoạt động truyền thông sau sự kiện, dẫn đến hiệu quả truyền thông không đạt như kỳ vọng. Truyền thông sau sự kiện có thể mang lại nhiều lợi ích có thể kể đến như:

• Để lại ấn tượng sâu sắc đối với khách mời tham gia sự kiện.
• Lan tỏa thông điệp đến cả những người không tham dự.
• Giúp doanh nghiệp tiếp cận với nhiều đối tượng khách hàng tiềm năng hơn.
• Nâng cao vị thế và tăng cường sự uy tín của doanh nghiệp trong mắt khách hàng và đối tác.

Các giai đoạn truyền thông cho sự kiện

Giai đoạn trước sự kiện

Đây là giai đoạn mà các doanh nghiệp cần tập trung vào việc phát triển ý tưởng truyền thông tổ chức sự kiện, xây dựng chiến lược và kế hoạch nhằm thông báo cho khách hàng và đối tác về sự kiện sắp diễn ra. Để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và thu hút được nhiều sự chú ý của khách hàng, người tổ chức cần chú trọng 3 điểm sau đây trong việc truyền tải thông tin trong giai đoạn trước sự kiện: 

• Lịch trình sự kiện: Cung cấp chi tiết các mốc thời gian cụ thể để khách hàng và đối tác có thể sắp xếp thời gian tham dự.
• Kênh liên lạc: Xác định rõ ràng phương thức liên lạc cho sự kiện (tham dự trực tiếp hoặc gián tiếp qua ứng dụng riêng của công ty/doanh nghiệp).
• Hoạt động: Thông báo về sự hiện diện tại sự kiện của những khách mời nổi tiếng(ca sĩ, diễn viên, influencer, KOLs…), cũng như tổ chức các trò chơi với phần thưởng hấp dẫn để kích thích sự quan tâm của khách hàng.

Sau khi đã thành công thu hút sự chú ý của khách hàng qua các thông tin cơ bản của sự kiện, việc duy trì tương tác thông qua các công cụ truyền thông trước sự kiện sẽ giúp tăng cường hiệu quả nhắc nhớ về sự kiện một cách liên tục và tự nhiên nhất.

Giai đoạn diễn ra sự kiện

Trong suốt quá trình diễn ra sự kiện, bạn có thể quảng bá thông qua các phương tiện phát trực tiếp như truyền hình trực tiếp, livestream,… để kết nối trực tiếp với khán giả. Việc tận dụng công nghệ giúp tối ưu hóa trải nghiệm của người xem và nâng cao mức độ nhận diện của sự kiện đối với công chúng.

Ngoài ra, bạn cũng nên tương tác với người xem trực tuyến thông qua các câu hỏi hoặc cuộc bình chọn: Tạo ra các cuộc thăm dò dành cho tất cả mọi người dù có mặt trực tiếp hay không, đều có thể tham gia. Sự chia sẻ từ cộng đồng trên các nền tảng mạng xã hội sẽ giúp sự kiện được lan tỏa một cách hiệu quả hơn.

Giai đoạn sau sự kiện

Ngay sau khi chiến dịch kết thúc, bạn nên bắt đầu triển khai kế hoạch truyền thông sau sự kiện bằng cách chia sẻ hình ảnh và video về sự kiện, đồng thời gửi lời cảm ơn đến những khách mời đã tham gia.

Các nguyên tắc để truyền thông tổ chức sự kiện hiệu quả

• Xác định và hiểu rõ về mục tiêu và đối tượng truyền thông.
• Đảm bảo nội dung truyền thông được đồng nhất và đặc sắc, đặc biệt tập trung vào thương hiệu.
• Phát triển các ý tưởng sáng tạo đột phá cho chiến dịch truyền thông.
• Lập kế hoạch truyền thông rõ ràng và cụ thể.
• Thiết lập nhiều phương án truyền thông để xử lý kịp thời các rủi ro có thể xảy ra, hoặc đẩy mạnh truyền thông nếu hiệu quả đạt hơn mong đợi.

Các phương tiện để truyền thông cho sự kiện

Ấn phẩm quảng cáo

Sử dụng ấn phẩm quảng cáo là một trong những cách hiệu quả để truyền thông cho sự kiện. Các ấn phẩm như billboard, poster, tờ rơi, banner hay brochure không chỉ giúp cung cấp thông tin về sự kiện một cách trực quan mà còn góp phần tạo ấn tượng mạnh mẽ và kích thích mong muốn tham gia của đối tượng khách hàng mục tiêu. 

Đặc biệt, khi thiết kế ấn phẩm, cần chú trọng đến sự thống nhất về mặt hình ảnh và thông điệp để giúp nâng cao nhận diện thương hiệu. Phân phối ấn phẩm tại các địa điểm công cộng hoặc qua các kênh trực tuyến sẽ giúp lan tỏa thông tin về sự kiện đến rộng rãi hơn.

Phương tiện truyền thông đại chúng

Các phương tiện truyền thông đại chúng như kênh truyền hình, radio và báo giấy là những công cụ hữu ích để quảng bá sự kiện.

Mặc dù phương tiện truyền hình mang đến trải nghiệm hình ảnh ấn tượng, nhưng ít doanh nghiệp lựa chọn hình thức này do chi phí rất cao.

Ngược lại, truyền thông qua radio có chi phí thấp hơn nhưng lại gặp hạn chế trong việc quảng bá hình ảnh.

Báo giấy có thể đạt được hiệu quả cả về hình thức và nội dung. Tuy nhiên, khi sử dụng báo giấy để truyền thông tổ chức sự kiện, bạn cần chú ý đến thời điểm phát hành, số lượng phát hành và đặc biệt là đối tượng độc giả của tờ báo đó.

Quảng bá sự kiện

Tổ chức các hoạt động quảng bá cho sự kiện như roadshow, phát sản phẩm dùng thử miễn phí hoặc các cuộc thi liên quan giúp kích thích sự quan tâm và tạo sự tương tác từ cộng đồng trước khi diễn ra chương trình. Đặc biệt, hãy tận dụng các đối tác và nhà tài trợ để mở rộng thông điệp sự kiện đến nhiều khách hàng hơn nữa.

Phương tiện truyền thông kỹ thuật số

Việc sử dụng phương tiện truyền thông kỹ thuật số để truyền thông tổ chức sự kiện là một chiến lược hiệu quả trong thời đại công nghệ hiện nay. Các kênh truyền thông như mạng xã hội, email marketing và quảng cáo trực tuyến cho phép doanh nghiệp dễ dàng tiếp cận với một lượng lớn đối tượng mục tiêu trong thời gian ngắn.

Trên mạng xã hội, doanh nghiệp có thể tạo ra các bài đăng hấp dẫn, video giới thiệu sự kiện hoặc livestream để thu hút sự chú ý từ cộng đồng. Việc sử dụng hashtag liên quan đến sự kiện cũng giúp tăng khả năng lan tỏa thông tin.

Email marketing là một công cụ mạnh mẽ khác, giúp doanh nghiệp gửi thông báo, nhắc nhở và thông tin chi tiết về sự kiện đến cho khách hàng. Ngoài ra, quảng cáo trên các nền tảng trực tuyến như Google Ads hay Facebook Ads có thể tối ưu hóa việc tiếp cận đối tượng mục tiêu, tạo ra sự quan tâm lớn cho sự kiện.

Việc xây dựng một trang web hoặc landing page riêng cho sự kiện cũng rất quan trọng. Trang này có thể chứa tất cả thông tin cần thiết, bao gồm lịch trình, địa điểm, cách đăng ký tham gia và các cập nhật liên quan. Từ đó, giúp người tham dự dễ dàng tiếp cận và đăng ký tham gia sự kiện.

Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, uy tín – Will Event

Bạn đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín? Hãy đến với Will Event. 

Will Event là một đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp toàn diện cho mọi loại hình sự kiện từ nhỏ đến lớn. Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong ngành, chúng tôi tự hào đã thực hiện thành công hàng trăm sự kiện khác nhau, từ hội thảo doanh nghiệp, lễ ra mắt sản phẩm đến các buổi tiệc khai trương, khánh thành, tất niên,…

Chúng tôi sở hữu một đội ngũ nhân viên nhiệt huyết, sáng tạo và chuyên nghiệp, luôn sẵn sàng lắng nghe và đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng. Mỗi sự kiện được tổ chức tại Will Event đều được chăm chút tỉ mỉ từ khâu lên ý tưởng, kế hoạch, cho đến việc thực hiện và giám sát, đảm bảo mang đến những trải nghiệm đáng nhớ và ấn tượng nhất cho tất cả các khách mời.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và báo giá miễn phí!

Thông tin liên hệ chi tiết: