Quy trình tổ chức sự kiện khai trương trọn gói từ A – Z

Lễ khai trương không chỉ đơn thuần là một sự kiện đánh dấu cột mốc ra mắt của một doanh nghiệp, sản phẩm hoặc dịch vụ mới mà còn là cơ hội để doanh nghiệp tạo ấn tượng đầu tiên với các khách hàng và đối tác của mình. 

Tổ chức một buổi lễ khai trương thành công không chỉ giúp quảng bá thương hiệu mà còn tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển trong tương lai. Tuy nhiên, để sự kiện diễn ra suôn sẻ và ấn tượng, việc lên kế hoạch và thực hiện quy trình tổ chức là việc không thể thiếu. 

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ chia sẻ cho bạn quy trình tổ chức sự kiện khai trương, giúp bạn thu hút sự chú ý và tạo dấu ấn trong lòng khách mời.

Lễ khai trương là gì?

Lễ khai trương là một sự kiện quan trọng, đánh dấu sự ra mắt chính thức của một doanh nghiệp, công ty mới với công chúng. Đây là dịp để giới thiệu thương hiệu, sản phẩm hoặc dịch vụ mới đến khách hàng, đối tác và công chúng mục tiêu, đồng thời tạo dựng hình ảnh tốt đẹp ngay từ những bước đầu tiên.

Ý nghĩa của việc tổ chức sự kiện khai trương

Mang lại sự khởi đầu suôn sẻ và may mắn 

Lễ khai trương là cột mốc quan trọng, đánh dấu sự ra mắt và khởi đầu hoạt động của doanh nghiệp với mong muốn “đầu xuôi đuôi lọt.” 

Một lễ khai trương diễn ra thành công sẽ là nền tảng vững chắc cho những dự án và hoạt động trong tương lai. Vì vậy, sự kiện khai trương có ý nghĩa lớn đối với các doanh nghiệp, dù quy mô lớn hay nhỏ. 

Bên cạnh đó, lễ khai trương còn mang ý nghĩa tâm linh, là hình thức cầu xin thần linh phù hộ cho việc kinh doanh của doanh nghiệp được thuận lợi.

Quảng bá sản phẩm và thương hiệu của doanh nghiệp

Một trong những ý nghĩa của lễ khai trương là giúp quảng bá thương hiệu và dịch vụ tới cho khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp tìm kiếm và thiết lập mối quan hệ hợp tác lâu dài cũng như thúc đẩy hoạt động thương mại. 

Hơn nữa, nếu lễ khai trương diễn ra thành công thì sẽ giúp doanh nghiệp để lại ấn tượng tốt trong lòng khách hàng.

Tăng nhận diện thương hiệu, tiếp cận với nhiều đối tác và khách hàng tiềm năng hơn

Lễ khai trương không chỉ giúp thu hút khách hàng mà còn tạo cơ hội cho các nhà đầu tư tìm đến doanh nghiệp khi họ có ý định sử dụng dịch vụ hoặc sản phẩm của doanh nghiệp trong tương lai.

Quy trình tổ chức sự kiện khai trương chi tiết

Bước 1: Xác định thời gian, địa điểm, số lượng người tham gia sự kiện

Bước đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện khai trương là xác định thời gian, địa điểm và số lượng khách mời tham dự. 

Sau khi có được những thông tin này, bạn có thể bắt đầu chuẩn bị thư mời và tiến hành gửi đến danh sách khách mời đã lập. Thư mời cần phải đảm bảo cung cấp đầy đủ thông tin chi tiết về sự kiện, bao gồm thời gian, địa điểm và những thông tin cần lưu ý. 

Ngoài ra, bạn nên theo dõi phản hồi của khách mời để có thể điều chỉnh danh sách và sắp xếp chỗ ngồi, dịch vụ đón tiếp sao cho phù hợp. 

Thông thường, thời gian diễn ra vào buổi sáng và địa điểm khai trương thường được tổ chức ngay tại cửa hàng.

Bước 2: Lên ý tưởng, chủ đề của sự kiện khai trương

Việc lên ý tưởng cũng đóng vai trò rất quan trọng trong bất kì sự kiện nào. Những ý tưởng độc đáo và cuốn hút sẽ để lại nhiều ấn tượng cho người tham gia. Từ đó, tạo ra được hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ trên những phương tiện truyền thông đại chúng. 

Cần lưu ý rằng chủ đề và concept của buổi lễ khai trương vẫn phải thích hợp với ngành nghề và các yếu tố về thương hiệu của cửa hàng, doanh nghiệp.

Bước 3: Lập kế hoạch cho sự kiện khai trương

Sau khi đã phát thảo ý tưởng và nội dung cho buổi lễ, bạn nên bắt đầu xây dựng bản kế hoạch cho sự kiện thật chi tiết và cụ thể. 

Tùy thuộc vào mục đích và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp, hãy thiết kế chương trình sao cho phù hợp nhất. Kế hoạch cần được xác định rõ ràng về nhân sự, thời gian và các yếu tố khác. Khi đã xây dựng xong bản kế hoạch cho sự kiện thì các công việc sẽ dễ dàng thực hiện hơn rất nhiều.

Bước 4: Viết kịch bản chi tiết cho tổ chức sự kiện khai trương

Dựa vào kế hoạch tổng thể, bạn có thể tiến hành soạn thảo kịch bản chi tiết cho buổi lễ khai trương của cửa hàng. Kịch bản tổ chức sự kiện khai trương thường bao gồm các nội dung chính như phần chào mừng, tuyên bố lý do, giới thiệu các đại biểu, bài phát biểu, trải nghiệm thử sản phẩm/dịch vụ, trao tặng hoa và quà, cũng như phần kết thúc buổi lễ.

Bước 5: Truyền thông cho sự kiện khai trương

Để quảng bá và truyền thông cho sự kiện khai trương thì các doanh nghiệp nên thực hiện truyền thông cho sự kiện để thu hút sự quan tâm, chú ý đồng thời kích thích mong muốn tham gia sự kiện của các khách hàng và đối tác của doanh nghiệp. Các hoạt động truyền thông cho lễ khai trương có thể được thực hiện trên cả các kênh online và offline.

Bước 6: Chuẩn bị quà tặng cho khách mời tham gia sự kiện

Các phần quà tặng hoặc voucher ưu đãi trong buổi lễ khai trương sẽ giúp mang lại sự hứng thú cho khách mời. Hơn nữa, đây cũng là một cơ hội tuyệt vời để khuyến khích khách hàng trải nghiệm và mua sản phẩm hoặc dịch vụ của doanh nghiệp ngay sau sự kiện. 

Cuối cùng, hãy kết thúc buổi lễ bằng việc tặng hoa cho các đại biểu hoặc nhà đầu tư đã tham dự.

Bước 7: Tổng kết và đánh giá sau buổi lễ khai trương

Sau buổi lễ khai trương, việc tổng kết và đánh giá là rất cần thiết để xác định mức độ thành công của sự kiện. Điều này bao gồm việc xem xét các mục tiêu ban đầu đã đạt được hay chưa, phân tích phản hồi từ khách mời và các đối tác tham gia, cũng như ghi nhận những điểm mạnh và yếu trong quá trình tổ chức. 

Các số liệu về lượng khách tham dự, mức độ tương tác và doanh thu phát sinh trong sự kiện cũng cần được thu thập và phân tích. Qua đó, doanh nghiệp có thể rút ra được kinh nghiệm và cải thiện cho các sự kiện tiếp theo, đồng thời củng cố mối quan hệ với khách hàng và đối tác.

Kịch bản tổ chức sự kiện khai trương cho công ty, doanh nghiệp

Việc làm cần chuẩn bị trước ngày tổ chức sự kiện khai trương

Để tổ chức sự kiện khai trương thành công, doanh nghiệp cần xây dựng một kịch bản chương trình thật chi tiết và cụ thể, bao gồm:

• Xác định danh sách khách mời tham dự.
• Kiểm tra và khảo sát địa điểm tổ chức.
• Thiết kế và phác thảo sơ đồ tổng thể cho các khu vực diễn ra sự kiện, bao gồm thư mời, banner, backdrop sân khấu,…
• In ấn và gửi thiệp mời đến cho khách mời.
• Xin các giấy phép cần thiết như giấy phép thuê địa điểm, giấy phép treo banner quảng cáo hoặc các giấy tờ liên quan khác.

Tiến hành thi công và trang trí cho lễ khai trương

• Trang trí phía ngoài của sự kiện

– Banner cần được treo dọc theo lối vào khu vực tổ chức sự kiện và xung quanh địa điểm khai trương.

– Thiết kế một cổng chào nổi bật với băng rôn chào đón khách mời đặt ở giữa cổng chính ra vào khu vực tổ chức sự kiện.

– Tạo một khu vực chụp hình có backdrop độc đáo để khách mời có thể lưu giữ kỷ niệm từ sự kiện.

• Trang trí phía trong của sự kiện

– Thiết lập đầy đủ hệ thống ánh sáng, âm thanh, máy chiếu, màn hình LED, cùng với hệ thống pháo điện và pháo giấy tại khu vực sân khấu. Sân khấu cần được trang trí bằng thảm đỏ, backdrop theo chủ đề của sự kiện.

– Bọc ghế và thắt nơ trang trí cho các chỗ ngồi của khách mời. Trong khu vực khách ngồi, hãy đặt biển tên, hoa tươi trang trí và đồ uống cho quan khách, đồng thời sắp xếp bàn ghế thật ngay ngắn.

– Bố trí khu vực tiếp tân có nhân viên tiếp đón và hỗ trợ cho khách mời.

– Khu vực đón khách, cần bố trí bàn ghế và chuẩn bị đồ uống cho khách mời trong thời gian chờ lễ khai trương diễn ra. Đặc biệt, bạn cần phân công nhiệm vụ cho nhân viên một cách rõ ràng cho từng bước trong quá trình tổ chức.

Bắt đầu tổ chức sự kiện khai trương

• Tiếp đón khách mời

– Thiết lập đội ngũ nhân viên PG và PB thành ba nhóm. Nhóm đầu tiên sẽ tiếp đón khách tại cổng và hướng dẫn họ đến quầy tiếp tân. Nhóm thứ hai sẽ đứng tại quầy tiếp tân để gắn hoa hoặc dán logo của thương hiệu lên cho khách mời. Nhóm ba sẽ giúp đỡ khách mời tìm chỗ ngồi.

– Bố trí nhân viên hỗ trợ hướng dẫn khách mời đến khu vực đỗ xe, cũng như nhận hoa và quà từ những khách mời đến chúc mừng cửa hàng hoặc doanh nghiệp.

– Thực hiện kiểm tra thường xuyên các tiến trình và khâu chuẩn bị, bao gồm thử âm thanh, micro và ánh sáng.

– Rà soát lại danh sách khách mời và xác nhận xem khách mời đã đến hết chưa.

• Tiết mục văn nghệ

Các tiết mục văn nghệ là một phần không thể thiếu trong việc tổ chức sự kiện khai trương, góp phần tạo không khí sôi động và ấn tượng cho sự kiện. Các tiết mục được trình diễn phù hợp với tính chất của doanh nghiệp và đối tượng khách mời tham dự, có thể bao gồm múa, hát, hoặc các tiết mục xiếc, ảo thuật đặc sắc. 

• Khai mạc lễ khai trương

– MC giới thiệu các đại biểu, đối tác và khách quý có mặt tại buổi lễ.

– Trình chiếu một đoạn video ngắn thể hiện quá trình hình thành và phát triển của công ty để giúp khách mời hiểu rõ hơn về lịch sử và các mốc son quan trọng trong hành trình của doanh nghiệp. 

– MC mời lãnh đạo của công ty lên phát biểu, chia sẻ cảm xúc và gửi lời cảm ơn đến tất khách mời tham gia.

• Cắt băng khai trương

–  MC sẽ mời ban lãnh đạo của doanh nghiệp và các đơn vị liên quan thực hiện nghi thức cắt băng khai trương.

– Để tăng thêm không khí sôi động cho sự kiện, nên bố trí pháo hoa nổ ở hai bên hoặc sử dụng bong bóng bay.

– MC sẽ mời đại biểu lên mở sâm panh và cắt bánh, thực hiện nghi thức chúc mừng. 

– Sau khi hoàn thành nghi thức cắt băng khai trương, MC sẽ giới thiệu lại về các sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp, đồng thời mời mọi người tham quan địa điểm khai trương, trải nghiệm và dùng thử sản phẩm. Cuối cùng, sự kiện sẽ kết thúc bằng bữa tiệc chiêu đãi khách mời.

• Kết thúc buổi lễ khai trương

–  Doanh nghiệp chụp ảnh giao lưu cùng khách mời và các đối tác.

–  Sắp xếp nhân sự để tiễn khách ra xe và đón xe.

– Doanh nghiệp cũng nên chuẩn bị quà tặng cho khách mời nhằm tạo ấn tượng tốt về doanh nghiệp với các khách mời và đối tác.

Một số rủi ro có thể xảy khi khi tổ chức lễ khai trương

Xây dựng kịch bản chỉ mới là bước khởi đầu trong quy trình tổ chức sự kiện khai trương. Thành công của sự kiện phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau. Một số yếu tố có thể khiến cho sự kiện khai trương không đạt được kết quả như mong đợi:

• Thời gian phân bổ cho các công việc không hợp lý.
• Nội dung ý tưởng thiếu sáng tạo, không thu hút được sự chú ý của khách hàng tham dự.
• Các nhà cung cấp thiết bị nâng giá quá cao.
• Nhân sự được giao nhiệm vụ thực hiện chương trình thiếu trách nhiệm hoặc không có chuyên môn, dẫn đến các lỗi kỹ thuật và những sai sót không đáng có.

Will Event – Đơn vị tổ chức sự kiện khai trương trọn gói, chuyên nghiệp tại TP. Hồ Chí Minh

Will Event tự hào là một công ty với hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện. Chúng tôi cam kết mang đến cho khách hàng những trải nghiệm tốt nhất thông qua các dịch vụ tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Với đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm và sáng tạo, Will Event sẽ hỗ trợ bạn từ khâu lên ý tưởng, lập kế hoạch cho đến việc thực hiện sự kiện, đảm bảo đáp ứng được mọi yêu cầu của khách hàng.

Liên hệ ngay với chúng tôi để được tư vấn và báo giá miễn phí!

Thông tin liên hệ chi tiết:

Hy vọng rằng những thông tin trong bài viết trên có thể hỗ trợ các doanh nghiệp trong việc tổ chức sự kiện khai trương thành công và ấn tượng nhất.