Lễ khai trương không chỉ là dịp đánh dấu sự khởi đầu của một cửa hàng, doanh nghiệp mà còn là cơ hội để tạo ấn tượng đầu tiên với đối tác và khách hàng. Để buổi lễ diễn ra thành công, việc xây dựng một kế hoạch tổ chức bài bản là rất quan trọng.
Trong bài viết này, Will Event sẽ chia sẻ cho bạn kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương đầy đủ và chi tiết nhất, từ việc xác định mục tiêu, lên ý tưởng, lựa chọn địa điểm đến các hoạt động hỗ trợ, giúp bạn tổ chức một cách đầy ấn tượng và chuyên nghiệp.
Lễ khai trương là gì?
Theo tiếng Hán, “开” biểu thị cho sự khởi đầu còn “张” thể hiện sự phát triển và lớn mạnh. Do đó, “khai trương” là thuật ngữ dùng để chỉ việc mở đầu của công việc kinh doanh, buôn bán sẽ ngày càng càng phát đạt và thành công hơn.
Lễ khai trương thường được tổ chức vào ngày đầu tiên khi cửa hàng hoặc doanh nghiệp chính thức đi vào hoạt động. Không chỉ đơn thuần là sự kiện ra mắt, đây còn là dịp quan trọng để quảng bá sản phẩm, dịch vụ và thương hiệu của doanh nghiệp đến khách hàng một cách hiệu quả.
Đây là hoạt động không thể thiếu trong các lĩnh vực kinh doanh như showroom, văn phòng, thẩm mỹ viện, spa hoặc các chi nhánh doanh nghiệp,…
Kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương chi tiết
Xác định mục tiêu và lý do tổ chức lễ khai trương
Bước đầu tiên trong kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương là xác định rõ mục tiêu mà bạn muốn đạt được trong buổi lễ. Mục tiêu này sẽ là nền tảng để xây dựng các kế hoạch công việc tiếp theo sao cho phù hợp và thu hút khách mời tham dự.
Đa số các doanh nghiệp tổ chức lễ khai trương với mục tiêu nhằm giới thiệu các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp đến với khách hàng, đồng thời thể hiện tầm nhìn chiến lược và định hướng phát triển trong tương lai.
Xác định khách mời tham gia lễ khai trương
Mỗi cửa hàng hay doanh nghiệp khi bắt đầu kinh doanh đều nhắm đến các nhóm khách hàng mục tiêu khác nhau. Việc xác định rõ đối tượng tham gia sự kiện khai trương là yếu tố quan trọng giúp tăng hiệu quả của buổi lễ, đồng thời đưa sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp đến gần hơn với khách hàng mục tiêu.
Bên cạnh đó, việc xác định khách mời tham gia còn tạo cơ sở để xây dựng nội dung và chủ đề buổi lễ khai trương phù hợp với nhu cầu và mong muốn của khách hàng.
Lên ý tưởng và chủ đề của buổi lễ khai trương
Bước tiếp theo trong kế hoạch tổ chức sự kiện là xây dựng ý tưởng và chủ đề phù hợp với lĩnh vực kinh doanh và nhóm đối tượng khách hàng mà doanh nghiệp hướng đến.
Những ý tưởng độc đáo và sáng tạo sẽ tạo được ấn tượng sâu sắc cho khách mời, giúp lễ khai trương của doanh nghiệp khác biệt so với những sự kiện trước đó. Đồng thời, yếu tố này còn góp phần giúp quảng bá sản phẩm của doanh nghiệp một cách tự nhiên và hiệu quả nhất.
Xác định thời gian tổ chức và địa điểm tổ chức
Theo quan niệm của người Việt Nam, việc chọn ngày giờ đẹp để khai trương sẽ giúp mang lại nhiều may mắn và thành công cho việc kinh doanh của doanh nghiệp.
Bạn nên lựa chọn thời gian phù hợp để thu hút đông đảo khách mời tham gia, đồng thời cần tránh những ngày xấu. Nếu muốn đảm bảo hơn, chủ cửa hàng hoặc doanh nghiệp có thể tham khảo ý kiến từ các chuyên gia phong thủy hoặc thầy tử vi để được tư vấn chính xác.
Sau đó, việc lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp cũng là yếu tố quan trọng để buổi lễ diễn ra suôn sẻ, đồng thời phản ánh được quy mô của doanh nghiệp.
Thông thường, lễ khai trương được tổ chức ngay tại cửa hàng hoặc trụ sở công ty vừa đi vào hoạt động. Do đó, cần khảo sát kỹ lưỡng địa điểm để đảm bảo quá trình tổ chức sự kiện được chuẩn bị một cách chu đáo.
Lên kế hoạch quảng bá và truyền thông
Việc tăng cường các hoạt động truyền thông sẽ giúp gia tăng nhận diện thương hiệu của doanh nghiệp và gia tăng doanh thu một cách hiệu quả. Bên cạnh đó, chiến lược truyền thông còn góp phần lan tỏa hình ảnh doanh nghiệp rộng rãi, tạo dựng vị thế vững chắc trên thị trường.
Tùy thuộc vào quy mô của sự kiện khai trương, có thể lựa chọn các kênh truyền thông phù hợp như truyền hình, báo chí hoặc mạng xã hội để giới thiệu sự kiện đến đông đảo công chúng.
Dự trù rủi ro trong kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương
Trong các sự kiện dù lớn hay nhỏ, việc gặp phải những rủi ro không mong muốn là điều khó tránh khỏi. Do đó, trong kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương cần có phương án dự phòng để xử lý kịp thời, đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.
Một số rủi ro có thể xảy ra trong ngày trọng đại này bao gồm:
- Rủi ro về thời tiết: Khi sự kiện diễn ra ngoài trời, cần chuẩn bị sẵn mái che hoặc lều bạt kiên cố. Đồng thời, nên cập nhật dự báo thời tiết ít nhất 7 ngày trước sự kiện để có kế hoạch chuẩn bị tốt hơn.
- Rủi ro về cháy nổ: Các thiết bị âm thanh, ánh sáng ngoài trời rất dễ gặp vấn đề khi thời tiết xấu, tiềm ẩn nguy cơ cháy nổ. Do đó, cần kiểm tra kỹ lưỡng hệ thống điện và trang bị các thiết bị chống điện giật, nhằm giảm thiểu rủi ro.
- Rủi ro an ninh: Buổi lễ thường thu hút đông đảo khách mời tham dự, dễ phát sinh tình huống xô đẩy hoặc sự xuất hiện của những đối tượng không mong muốn.
Để đảm bảo trật tự cho sự kiện, cần bố trí đội ngũ an ninh chuyên nghiệp tại các khu vực quan trọng.
Triển khai kế hoạch tổ chức sự kiện
Bước tiếp theo là xây dựng kịch bản và timeline chi tiết cho toàn bộ chương trình, bao gồm các công đoạn thiết kế, chuẩn bị vật tư và thi công.
Để đảm bảo sự kiện được diễn ra suôn sẻ và tránh những sự cố không mong muốn, ban tổ chức cần lên kịch bản chạy chương trình, kịch bản lời dẫn cho MC một cách rõ ràng và chi tiết.
Quy trình các bước tổ chức sự kiện khai trương
Bước 1: Khảo sát địa điểm tổ chức lễ khai trương
Khảo sát địa điểm tổ chức là bước quan trọng đầu tiên trong quy trình tổ chức sự kiện khai trương, nhằm đảm bảo không gian tổ chức phù hợp với quy mô và yêu cầu của buổi lễ.
Khi thực hiện khảo sát, bạn cần kiểm tra xem địa điểm tổ chức có đáp ứng được các yêu cầu về diện tích, cơ sở hạ tầng, đảm bảo thuận tiện cho việc di chuyển và có đủ chỗ để xe cho tất cả khách mời.
Bước 2: Lựa chọn ngày và giờ phù hợp
Theo quan niệm phương Đông, ngày khai trương có vai trò rất quan trọng và ảnh lớn đến sự phát triển của doanh nghiệp. Việc chọn ngày tốt và hợp với tuổi của chủ doanh nghiệp sẽ giúp công việc kinh doanh diễn ra suôn sẻ, gặp nhiều may mắn và thành công.
Ngoài yếu tố phong thủy, bạn cần xem xét lịch trình của khách mời, đặc biệt là các đối tác quan trọng. Lễ khai trương nên được tổ chức vào những ngày không trùng với các dịp lễ tết hay các sự kiện lớn khác để đảm bảo sự tham gia đông đủ.
Thời gian tổ chức cũng cần linh hoạt, tránh giờ cao điểm để khách mời dễ dàng di chuyển và không bị vướng bận với các công việc khác.
Bước 3: Lên chủ đề, chọn thông điệp muốn truyền tải
Khi tổ chức sự kiện khai trương, việc lựa chọn chủ đề và thông điệp muốn truyền tải là rất quan trọng để tạo dấu ấn mạnh mẽ với khách mời.
Chủ đề cần phải phù hợp với ngành nghề, đặc trưng của doanh nghiệp và đối tượng khách hàng mục tiêu. Thông điệp cốt lõi của buổi lễ phải phản ánh được giá trị, tầm nhìn và cam kết của doanh nghiệp đối với khách hàng.
Một thông điệp rõ ràng và ý nghĩa không chỉ giúp buổi lễ trở nên ấn tượng mà còn tạo nền tảng cho các chiến lược truyền thông lâu dài, giúp doanh nghiệp ghi dấu ấn sâu sắc trong lòng khách hàng.
Bước 4: Lên ý tưởng, hình thức tổ chức
Dựa trên mục tiêu của việc tổ chức sự kiện khai trương và đối tượng khách mời tham gia mà ban tổ chức sẽ tiến hành xây dựng ý tưởng và lựa chọn chủ đề phù hợp cho buổi lễ khai trương. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp thu hút sự chú ý của khách mời mà còn góp phần quảng bá thương hiệu một cách hiệu quả nhất.
Bước 5: Lập kịch bản cho sự kiện khai trương
Lập kịch bản cho sự kiện khai trương là bước quan trọng để đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp.
Kịch bản cần chi tiết hóa từng hoạt động theo trình tự thời gian, mỗi phần trong kịch bản cần phân công rõ ràng người phụ trách, thời lượng thực hiện và các yếu tố hỗ trợ như âm thanh, ánh sáng, MC dẫn dắt chương trình,…
Bước 6: Chuẩn bị, tính toán nhân sự tham gia
Việc chuẩn bị và tính toán nhân sự tham gia là một bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện khai trương cho doanh nghiệp.
Thông thường, nhân sự cần thiết cho một buổi lễ khai trương bao gồm: MC, ca sĩ, PG, đội múa lân sư rồng và thợ quay phim, chụp hình. Tùy vào quy mô của sự kiện, ban tổ chức sẽ sắp xếp và phân bổ số lượng nhân sự sao cho phù hợp và hiệu quả.
Bước 7: Báo giá các hạng mục triển khai trong buổi lễ
Mỗi doanh nghiệp đều có một khoản ngân sách dự trù cho việc tổ chức sự kiện khai trương. Tuy nhiên, đơn vị tổ chức sự kiện cần phải lập bảng báo giá chi tiết bao gồm tất cả các hạng mục của buổi lễ.
Bảng báo giá cũng cần cung cấp đầy đủ thông tin về số lượng, kích thước, màu sắc, chất liệu, để đảm bảo sự minh bạch và công khai về chi phí, giúp khách hàng dễ dàng nắm bắt thông tin.
Bước 8: Triển khai các công việc cần chuẩn bị trước buổi lễ
Các công việc cần chuẩn bị trước buổi lễ khai trương bao gồm:
- Lắp đặt hệ thống âm thanh, ánh sáng, sân khấu
- Trang trí khu vực bên ngoài và bên trong sự kiện
- Bố trí bàn ghế cho khách mời
- Chuẩn bị quà cho khách mời tham dự
Mỗi hạng mục trong chương trình sẽ được giao cho các nhóm nhân sự phụ trách cụ thể. Sau khi kịch bản hoàn chỉnh, công việc thi công và lắp đặt sẽ được triển khai. Quá trình này sẽ được giám sát chặt chẽ bởi đội ngũ chuyên viên để mỗi hạng mục đều được triển khai một cách hiệu quả.
Bước 9: Kiểm tra lại mọi công tác chuẩn bị trước buổi lễ
Khi mọi hạng mục chuẩn bị cho việc tổ chức sự kiện khai trương đã hoàn tất, đơn vị tổ chức sẽ tiến hành kiểm tra lại lần cuối trước khi buổi lễ diễn ra.
Quy trình nghiệm thu này nhằm đảm bảo rằng công tác thiết kế và triển khai chương trình đã hoàn thiện đúng như kế hoạch, đạt chất lượng theo các thỏa thuận trong hợp đồng giữa bên thuê và nhà cung cấp dịch vụ sự kiện.
Bước 10: Tiến hành tổ chức lễ khai trương
Khi mọi công tác chuẩn bị đã hoàn tất, buổi lễ khai trương sẽ chính thức được tiến hành. Ban tổ chức sẽ điều phối mọi hoạt động trong suốt sự kiện, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ và đúng kế hoạch.
Bước 11: Kết thúc, nghiệm thu và dọn dẹp sau lễ khai trương
Sau khi kết thúc lễ khai trương, đội ngũ nhân sự sẽ tiến hành dọn dẹp, tháo dỡ các thiết bị, sân khấu, trang trí và các vật dụng liên quan để trả lại không gian sạch sẽ, đảm bảo mọi thứ trở lại trạng thái ban đầu sau khi sự kiện kết thúc.
Sau đó đơn vị tổ chức và doanh nghiệp sẽ tiến hành nghiệm thu và đánh giá kết quả của sự kiện. 2 đơn vị sẽ cùng nhau xem xét các công việc đã thực hiện, xử lý những vấn đề phát sinh và rút ra những bài học kinh nghiệm cho các sự kiện tiếp theo.
Mẫu kịch bản tổ chức sự kiện khai trương
| Thời gian | Hạng mục | Nội dung |
| 08:00 – 08:30 | Đón tiếp khách mời | – Đội ngũ lễ tân đón khách mời tại cổng – MC mời khách tham dự ổn định chỗ ngồi trước khi khai mạc chương trình |
| 08:30 – 09:00 | Chụp ảnh lưu niệm | Chủ doanh nghiệp chụp ảnh lưu niệm với khách mời |
| 09:00 – 09:30 | Khai mạc sự kiện | – MC chào mừng khách mời, giới thiệu chương trình và đại biểu tham dự – Chủ doanh nghiệp phát biểu |
| 09:30 – 09:40 | Múa lân sư rồng | Đội Lân Sư Rồng biểu diễn tiết mục |
| 09:40 – 09:50 | Cắt băng khai trương | Chủ doanh nghiệp nghi thức cắt băng với các đối tác, đồng nghiệp |
| 09:50 – 10:20 | Tham quan | – Khách mời tham quan các khu vực – Chủ doanh nghiệp giới thiệu chi tiết về các sản phẩm/dịch vụ |
| 10:20 – 11:20 | Dùng tiệc | – Khách mời dùng tiệc, giao lưu và trò chuyện – Biểu diễn các tiết mục văn nghệ |
| 11:20 – 11:30 | Bế mạc | – MC tuyên bố bế mạc lễ – Chủ doanh nghiệp gửi lời cảm ơn đến khách mời tham dự |
Một số lưu ý khi tổ chức lễ khai trương
Chuẩn bị lễ cúng
Theo các chuyên gia phong thủy, một mâm cúng đúng chuẩn cho lễ khai trương thường bao gồm các lễ vật sau:
- Hoa cúng: Nên chọn các loại hoa mang ý nghĩa tượng trưng cho sự tài lộc, may mắn như hoa đồng tiền, hoa cúc vàng,… để cầu chúc cho công việc kinh doanh được thuận lợi.
- Mâm ngũ quả: Mâm ngũ quả là một phần không thể thiếu trong các buổi lễ khai trương, với ý nghĩa mang lại sự may mắn, thịnh vượng và hạnh phúc. Một số loại trái cây thường sử dụng trong mâm ngũ quả lễ khai trương: mãng cầu, dừa, đu đủ, sung, xoài, bưởi,…
- Bộ tam sên: Mâm lễ này bao gồm 3 quả trứng luộc, 3 con tôm hoặc 1 con cua lộc và 1 miếng thịt ba chỉ luộc (300gr), dùng để cầu mong bình an và may mắn.
- Một số lễ vật khác: Bao gồm 3 chén chè, 3 chén nước sạch, 3 dĩa xôi, 2 cây đèn cầy và bộ vàng mã.
Mâm cúng chính thường được đặt ngoài trời tại nơi tổ chức lễ khai trương, mang ý nghĩa xin phép và cầu xin thổ địa tại địa điểm kinh doanh phù hộ cho công việc buôn bán thuận lợi. Ngoài ra, một mâm cúng phụ được đặt bên trong cửa hàng như một hình thức xông đất, tạo sinh khí cho không gian kinh doanh.
Chuẩn bị bài cúng
Chuẩn bị bài cúng lễ khai trương là một phần không thể thiếu trong văn hóa tín ngưỡng của người Việt Nam, nhằm thể hiện lòng thành kính với các vị thần linh và thổ địa cai quản khu vực.
Lễ cúng khai trương mang ý nghĩa cầu xin sự phù hộ, che chở để công việc kinh doanh được thuận lợi, phát đạt, tránh được những điều không may mắn. Chủ doanh nghiệp có thể tham khảo mẫu bài cúng khai trương sau:
Nam mô a di Đà Phật
Nam mô a di Đà Phật
Nam mô a di Đà Phật
– Chúng con xin kính lạy chín phương Trời. Chúng con xin kính lạy mười phương Chư Phật.
– Chúng con xin kính lạy các ngài Ngũ Phương. Ngũ Thổ, Long Mạch, Tài Thần, Định phúc Táo quân, chư vị Tôn thần.
– Chúng con xin kính lạy các thần linh cai quản trong khu vực này. Tín chủ chúng con là (tên gia chủ): …………………..
Hôm nay là ngày…… tháng …… năm……. Tín chủ con thành tâm sắm lễ, quả cau lá trầu, hương đăng hoa quả. Thắp nén tâm nhang dâng lên trước án, lòng thành tâu rằng. Tín chủ con xây cất (hoặc thuê được) một gian hàng (cửa hàng, nhà xưởng, văn phòng…).
Tại xứ này (ghi rõ địa chỉ): ……… Tín chủ con là (chức vụ của người khấn): .…………
Nay chúng con thành tâm muốn khai trương khởi đầu việc kinh doanh (hoặc sản xuất) phục vụ nhân sinh. Do đó, chúng con chỉnh chu chọn được ngày lành tháng tốt. Chúng con sắm sanh lễ vật, cáo yết tôn thần, dâng cùng bách linh … cúi xin soi xét.
Chúng con kính mời quan Đương Niên, quan Đương cảnh, quan Thần linh Thổ địa. Định phúc táo quân, các ngài địa chúa Long Mạch, cùng tất cả các. Thần linh cai quản khu vực này.
Chúng con tín chủ lại xin phổ cáo với các vị Tiền chủ. Hậu chủ cùng chư vị Hương linh, y thảo phụ mộc, ngụ trong khu vực này. Xin mời các vị tới đây thụ hưởng lễ vật, phù trì tín chủ cho chúng con. Làm ăn buôn bán gặp nhiều may mắn, trăm sự thuận lợi.
Chúng con kính dâng lễ bạc tâm thành trước các ngài. Trước án kính lễ, cúi xin được phù hộ độ trì.
Nam mô a di Đà Phật!
Nam mô a di Đà Phật!
Nam mô a di Đà Phật!
Một số tiết mục văn nghệ
Các tiết mục văn nghệ là một phần không thể thiếu trong bất kỳ chương trình hay sự kiện nào. Tùy thuộc vào ý tưởng và quy mô của buổi lễ mà bạn có thể chuẩn bị các tiết mục phù hợp, đảm bảo tính chuyên nghiệp và thu hút sự chú ý của khách mời:
- Múa lân sư rồng mở màn để mang lại không khí chúc mừng và may mắn.
- Các tiết mục ca hát, nhảy múa sôi động để khuấy động không khí sự kiện.
- Hoạt động bốc thăm trúng thưởng hoặc các trò chơi tương tác.
Chuẩn bị các thiết bị tổ chức
Chuẩn bị các thiết bị tổ chức lễ khai trương là một bước quan trọng để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp. Dưới đây là danh sách các thiết bị cần thiết:
- Thiết bị âm thanh, ánh sáng, màn hình LED
- Sân khấu, backdrop, banner, standee và băng rôn trang trí
- Khung nhà giàn và ô che mưa, nắng phù hợp với điều kiện thời tiết
- Máy phát điện dự phòng
- Rối hơi, cổng chào
- Bàn ghế
- Quạt công nghiệp
- Bộ cắt băng khai trương
Lập kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương dễ dàng hơn với Will Event
Việc lập kế hoạch tổ chức sự kiện khai trương sẽ trở nên đơn giản hơn bao giờ hết với sự hỗ trợ của Will Event. Với kinh nghiệm dày dặn trong việc tổ chức sự kiện trọn gói, Will Event sẽ đồng hành cùng bạn từ khâu lên ý tưởng đến triển khai và quản lý toàn bộ quá trình diễn ra sự kiện.
Tại sao nên lựa chọn Will Event?
- Quy trình làm việc nhanh chóng và chuyên nghiệp, đảm bảo sự kiện sẽ được diễn ra thành công tốt đẹp.
- Chúng tôi luôn lắng nghe, sẵn sàng hỗ trợ và cam kết mang đến dịch vụ tốt nhất cho tất cả khách hàng.
- Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, sáng tạo, đã có hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện.
- Will Event cung cấp dịch vụ chất lượng với mức giá hợp lý và nhiều ưu đãi hấp dẫn, giúp tối ưu hóa ngân sách cho khách hàng.
Thông tin liên hệ chi tiết:
CÔNG TY TNHH WILL EVENT
-
- Trụ sở chính: Tòa Central 2, 720A Điện Biên Phủ, Phường 22, Bình Thạnh, Hồ Chí Minh
- Email: will-event@willgroup.vn
- Hotline: 078 264 9999
- Fanpage: https://www.facebook.com/tochucsukienwillevent/
- Website: https://willevent.vn/
Nguyễn Thị Hiên (Nguyễn Hiên Event) - CEO của công ty tổ chức sự kiện Will Event - người đã có 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại HCM. Chị đã tổ chức thành công hơn 50 sự kiện lớn nhỏ gồm khai trương, khánh thành, tất niên, hội nghị, hội thảo, mở bán, thi công booth, backdrop, gian hàng sự kiện... bên cạnh đó còn cho thuê thiết bị sự kiện chất lượng cao, giá tốt cho các đối tác.
