Chi phí tổ chức sự kiện: Bí quyết để tối ưu hóa ngân sách

Dự trù kinh phí là một bước rất quan trọng và thiết yếu trong quy trình tổ chức sự kiện. Khi xác định rõ những hạng mục cần chuẩn bị cho chương trình và ước tính chi phí cho từng phần, đơn vị tổ chức sẽ có cái nhìn tổng quan về mức ngân sách cần thiết. 

Đồng thời, việc dự trù thêm một khoản chi phí dự phòng sẽ giúp doanh nghiệp ứng phó được với các tình huống bất ngờ phát sinh trong quá trình tổ chức.

Trong bài viết này, Will Event sẽ chia sẻ cho bạn quy trình chi tiết để lập bảng dự toán chi phí tổ chức sự kiện và bí quyết để tối ưu hóa ngân sách một cách hiệu quả nhất.

Tại sao cần phải dự trù chi phí tổ chức sự kiện?

Chi phí luôn là yếu tố quan trọng hàng đầu khi tổ chức một sự kiện bất kỳ. Việc quản lý ngân sách một cách hợp lý luôn là bài toán khó đối với doanh nghiệp. 

Do đó, việc lập bảng dự trù chi phí tổ chức sự kiện là vô cùng cần thiết, giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng thiếu hụt ngân sách. Bảng dự trù này sẽ liệt kê tất cả các khoản chi tiêu cần thiết, đồng thời đưa ra ước tính cho các chi phí có thể phát sinh. 

Người lập bảng cần phải chỉ rõ chi tiết giá trị của từng hạng mục công việc để đảm bảo tính minh bạch và chính xác.

Dự trù chi phí khi tổ chức sự kiện mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, công ty hoặc cá nhân chịu trách nhiệm tổ chức, bao gồm:

• Giảm thiểu tối đa rủi ro liên quan đến thiếu hụt ngân sách trong quá trình diễn ra sự kiện.
• Tăng tỷ lệ thành công của sự kiện, tạo ấn tượng mạnh mẽ với khách hàng và ban lãnh đạo.
• Tối ưu hóa ngân sách, tránh các khoản chi không nằm trong kế hoạch ban đầu.
• Giúp người phê duyệt dễ dàng hình dung cụ thể về kế hoạch và cách sự kiện được triển khai.
• Tạo ấn tượng chuyên nghiệp, đồng thời tích lũy kinh nghiệm để cải thiện chất lượng cho các sự kiện tiếp theo của công ty.

Các chi phí tổ chức sự kiện cơ bản

Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện

Chi phí thuê địa điểm tổ chức sự kiện là một trong những khoản ngân sách quan trọng trong quá trình lập kế hoạch. Mức giá thuê thường phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô địa điểm, vị trí, thời gian sử dụng và các dịch vụ đi kèm.

Đối với các địa điểm ở trung tâm thành phố hoặc có không gian lớn, trang thiết bị hiện đại và dịch vụ hỗ trợ tốt thường có chi phí cao hơn so với các địa điểm khác. Ngoài ra, thời điểm tổ chức sự kiện như cuối tuần, ngày lễ cũng có thể làm tăng chi phí thuê. 

Việc lựa chọn địa điểm phù hợp không chỉ đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ mà còn góp phần tối ưu hóa ngân sách tổng thể.

Chi phí cho sân khấu, âm thanh và ánh sáng

Chi phí cho sân khấu, âm thanh và ánh sáng là một chi phí tổ chức sự kiện không thể thiếu. Sân khấu là trung tâm của chương trình, nơi diễn ra các hoạt động chính như khai mạc, biểu diễn văn nghệ hay phát biểu từ doanh nghiệp, vì vậy việc đầu tư vào một sân khấu đẹp và chuyên nghiệp là điều cần thiết. 

Bên cạnh đó, hệ thống âm thanh, ánh sáng cũng đóng góp phần tạo ra một không gian sự kiện ấn tượng và thu hút sự chú ý của khách mời tham dự. 

Tổng chi phí cho hạng mục này thường chiếm từ 30 – 60% tổng chi phí tổ chức sự kiện.

Chi phí sản xuất, thuê nhân công và nguyên vật liệu

Chi phí sản xuất nguyên vật liệu cũng là một trong những các chi phí tổ chức sự kiện cơ bản. Cần xây dựng kế hoạch chi tiết về các loại nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất phụ kiện trang trí và các dụng cụ phục vụ cho sự kiện. Khoản chi này thường chiếm khoảng 10 – 15% tổng chi phí của sự kiện.

Ngoài ra, chi phí thuê nhân công để thi công, lắp ráp các hạng mục, trang trí cho sự kiện cũng là một phần không thể thiếu. Việc tính toán hợp lý giữa tổng chi phí và quy mô sự kiện giúp doanh nghiệp thuê đủ số lượng nhân công phù hợp với khối lượng công việc, từ đó giúp kiểm soát chi phí phát sinh.

Chi phí tổ chức tiệc trong sự kiện

Một hạng mục quan trọng khác trong các chi phí tổ chức sự kiện chi phí là tổ chức tiệc. Tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng và tính chất của sự kiện đơn vị tổ chức sẽ đưa ra những lựa chọn như tiệc nhẹ, trà chiều, buffet, tiệc theo món, hoặc tiệc tại các nhà hàng sang trọng.

Khoản chi phí này thường chiếm một phần lớn trong tổng chi phí tổ chức sự kiện, dao động từ 30 – 35% nên cần được tính toán kỹ lưỡng để đảm bảo thực đơn không chỉ ngon miệng mà còn hợp lý với ngân sách đã đề ra.

Chi phí thuê nhân sự

Các nhân sự cần thuê khi tổ chức một sự kiện bao gồm MC, bảo vệ, lễ tân, nhân viên phục vụ, kỹ thuật viên âm thanh ánh sáng, đội ngũ media quay chụp,… Tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu của sự kiện, số lượng nhân sự cần thiết và mức lương thỏa thuận có thể thay đổi.  

Việc lựa chọn nhân sự phù hợp và có nhiều kinh nghiệm sẽ giúp đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ và thành công. Do đó, việc tính toán và lên kế hoạch chi tiết cho chi phí nhân sự là vô cùng cần thiết để tối ưu hóa ngân sách tổ chức sự kiện.

Chi phí quản lý và điều phối sự kiện

Để giảm thiểu rủi ro và đảm bảo sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch, cần đơn vị chịu trách nhiệm quản lý và giám sát toàn bộ sự kiện. Do đó, chi phí quản lý là một trong những chi phí tổ chức sự kiện không thể thiếu. Khoản chi phí này thường dao động từ 3 – 10% tổng chi phí của sự kiện.

Chi phí cho các tiết mục văn nghệ, giải trí

Hiện nay, các tiết mục văn nghệ là một phần không thể thiếu trong mọi sự kiện. Các tiết mục này giúp khuấy động không khí đồng thời còn góp phần tạo ấn tượng cho khách mời.

Các khoản chi tiêu bao gồm việc thuê các nghệ sĩ, ban nhạc, DJ hoặc nhóm múa và trang phục biểu diễn. 

Chi phí dự phòng cho các tình huống phát sinh bất ngờ

Mặc dù kế hoạch tổ chức sự kiện đã được chuẩn bị kỹ lưỡng, nhưng vẫn có thể xảy ra những tình huống bất ngờ. Vì vậy, doanh nghiệp cần dự trù một khoản ngân sách để xử lý những phát sinh ngoài ý muốn. Khoản chi này thường chiếm từ 5 – 10% tổng chi phí tổ chức sự kiện.

Quy trình lập bảng dự trù chi phí tổ chức sự kiện

Nghiên cứu kế hoạch tổ chức sự kiện chi tiết

Bước đầu tiên trong quy trình lập bảng dự trù chi phí tổ chức sự kiện là nghiên cứu kỹ lưỡng kế hoạch tổ chức sự kiện. Bạn cần xác định rõ các hạng mục quan trọng trong sự kiện để dự toán các khoản chi phí cần thiết. Một số yếu tố cần chú ý khi nghiên cứu bao gồm:

• Mục đích của sự kiện: Cần trình bày ngắn gọn, rõ ràng và tổng quát về mục đích của chương trình.
• Thông tin sự kiện: Cung cấp các thông tin chi tiết của sự kiện như thời gian, địa điểm tổ chức, số lượng khách tham dự, yêu cầu về trang phục,…
• Kịch bản chương trình: Lập kế hoạch chi tiết, xác định rõ vai trò của từng thành viên trong ban tổ chức và lên lịch trình cụ thể cho từng hạng mục.
• Thiết kế: Thông thường, một sự kiện sẽ bao gồm các hạng mục cần thiết kế như sân khấu, backdrop, banner, standee, hashtag,…
• Quá trình thực hiện: Cung cấp thông tin về vị trí và vai trò của từng người, đồng thời soạn kịch bản chương trình cho MC.
• Hình ảnh minh họa: Không nên chỉ trình bày proposal bằng văn bản vì sẽ làm cho người đọc khó hình dung được những gì ban tổ chức dự định thực hiện. Việc sử dụng hình ảnh sẽ giúp làm rõ các ý tưởng, giúp người xem có thể dễ dàng hiểu được kế hoạch tổ chức.

Lập danh sách các hạng mục cần thiết cho sự kiện

Để tổ chức một sự kiện dù là với quy mô lớn hay nhỏ thì cũng đều bao gồm rất nhiều hạng mục chi phí cần thiết (địa điểm tổ chức, âm thanh ánh sáng, nhân sự, logistic,…) . Việc sử dụng một checklist, hay danh sách các công việc cần làm, là rất quan trọng để tránh những thiếu sót không mong muốn.

Ước tính các rủi ro có thể làm phát sinh chi phí tổ chức sự kiện

Ước tính các rủi ro có thể xảy ra là một bước vô cùng quan trọng trong quy trình lập bảng dự trù chi phí tổ chức sự kiện. Một số rủi ro điển hình có thể làm phát sinh chi phí tổ chức sự kiện bao gồm: thời tiết xấu, hư hỏng thiết bị, thiếu hụt nhân sự,…

Việc xác định trước các rủi ro tiềm ẩn, có thể giúp bạn dự trù ngân sách một cách chính xác hơn, có được phương án ứng phó kịp thời khi xảy ra sự cố, giúp giảm thiểu thiệt hại về tài chính và đảm bảo sự kiện diễn ra thành công.

Hoàn thiện bảng dự trù chi phí tổ chức sự kiện

Khi hoàn tất việc lập bảng dự trù kinh phí sự kiện, bạn cần trình bày số liệu đã thu thập được một cách khoa học và rõ ràng nhằm giúp người kiểm duyệt dễ dàng theo dõi và nắm bắt chính xác. 

Bảng dự trù này nên bao gồm các thông tin quan trọng như danh sách các hạng mục cần chi, mức giá dự kiến cho từng hạng mục, cùng với chi phí dự phòng. Tùy thuộc vào quy mô và tính chất của sự kiện, nội dung và cách trình bày bảng dự trù cũng như kịch bản tổ chức sẽ có sự điều chỉnh phù hợp.

Mẫu bảng dự toán chi phí tổ chức sự kiện chi tiết

STT	Hạng mục	ĐVT	Số lượng	Đơn giá	Thành tiền
Địa điểm
1	Thuê hội trường, khách sạn	ngày
Thiết kế
1	Backdrop	m2
2	Standee	cái
3	Poster	m2
4	Băng rôn	m2
5	Thư mời	cái
6	Brochure	cái
In ấn
1	Backdrop	m2
2	Standee	cái
3	Poster	m2
4	Băng rôn	m2
5	Thư mời	cái
6	Brochure	cái
Trang trí
1	Giỏ hoa để bàn	cái
2	Lẵng hoa lớn	cái
Thiết bị
1	Màn hình LED	m2
2	Hệ thống âm thanh, ánh sáng	bộ
Nhân sự
1	MC	người
2	PG	người
3	Lễ tân	người
Logistic
1	Teabreak	người
2	Quà tặng cho khách mời	bộ
Dự trù
1	Dự trù chi phí phát sinh
TỔNG

Các lưu ý quan trọng khi lập dự trù chi phí cho sự kiện

Khi lập dự trù chi phí tổ chức sự kiện, có một số yếu tố quan trọng cần lưu ý:

• Nếu sự kiện được tổ chức ngoài trời, ban tổ chức cần kiểm tra dự báo thời tiết trước đó khoảng 1 tuần và chuẩn bị các phương án dự phòng như bạt hoặc mái che nếu thời tiết xấu xảy ra vào ngày diễn ra sự kiện.
• Ngoài ra, một số rủi ro như thiếu nhân sự, MC có việc đột xuất hoặc sự cố âm thanh, ánh sáng cũng có thể xảy ra. Vì vậy, việc lên kế hoạch cho các phương án dự phòng và chi phí phát sinh là rất quan trọng để đảm bảo sự kiện có thể diễn ra suôn sẻ.
• Trong trường hợp chi phí vượt quá ngân sách dự tính, cần tham khảo ý kiến của ban lãnh đạo để có giải pháp kịp thời, không được tự ý đưa ra quyết định.
• Nếu không có đủ chuyên môn, doanh nghiệp nên tìm đến các đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, họ sẽ cung cấp giải pháp tối ưu và giúp doanh nghiệp tổ chức sự kiện với mức ngân sách hợp lý.

Bí quyết tối ưu hóa ngân sách khi tổ chức sự kiện

• Trước khi quyết định mua bất kỳ thứ gì, hãy cân nhắc kỹ xem có thực sự cần thiết hay không. Việc mua sắm không kiểm soát sẽ khiến ngân sách bị thiếu hụt do chi tiêu quá mức.
• Liên hệ với nhiều nhà cung cấp dịch vụ để so sánh giá cả và chất lượng. Đừng chỉ lựa chọn nhà cung cấp có giá thấp nhất mà hãy xem xét toàn bộ giá trị dịch vụ mà họ mang lại. Một số nhà cung cấp có thể đưa ra các gói dịch vụ với giá cả hợp lý mà vẫn đảm bảo chất lượng.
• Có thể sử dụng nguồn nhân lực nội bộ để giảm thiểu chi phí nhân sự.
• Theo dõi và ghi chép lại tất cả các khoản chi trong quá trình tổ chức sự kiện, kể cả những khoản nhỏ để tránh việc chi tiêu vượt quá ngân sách dự trù.

Will Event – Công ty tổ chức sự kiện giá rẻ tại TP.HCM

Nếu đang tìm kiếm một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp với mức giá hợp lý, Will Event sẽ là một đối tác đáng để các doanh nghiệp “chọn mặt gửi vàng”. 

Với hơn 5 năm kinh nghiệm, Will Event tự hào là đơn vị chuyên nghiệp cung cấp giải pháp tổ chức sự kiện trọn gói từ lễ khai trương, khánh thành, hội nghị, lễ ra mắt sản phẩm, tiệc tất niên đến lễ khởi công, động thổ,… với mức giá hợp lý nhưng vẫn đảm bảo chất lượng và hiệu quả mọi doanh nghiệp. 

Thông tin liên hệ chi tiết: