Tổ chức sự kiện ngoài trời trọn gói HCM

Tổ chức sự kiện ngoài trời đang trở thành sự lựa chọn lý tưởng trong những nằm gần đây. Bởi vì tính linh hoạt, không gian rộng rãi, thoải mái cùng concept trang trí cũng độc đáo hơn tổ chức sự kiện trong nhà.

Tuy nhiên, tổ chức sự kiện ngoài trời cũng đi kèm với những rủi ro không lường trước được. Bài viết này sẽ chia sẻ kinh nghiệm, quy trình cũng như chi phí để tổ chức thành công một sự kiện ngoài trời, hi vọng sẽ giúp ích được cho bạn.

Tổ chức sự kiện ngoài trời là gì?

Tổ chức sự kiện ngoài trời là những hoạt động xây dựng ý tưởng nội dung, kịch bản, tạo timeline chương trình và tính toán chi phí, rủi ro cho một sự kiện diễn ra ở khu vực ngoài trời. Những sự kiện này thường bị chi phối bởi nhiều yếu tố như: kinh phí, mục đích, nội dung, ngân sách, nguồn tài trợ và đặc biệt là yếu tố thời tiết.

Tại sao nên tổ chức sự kiện ngoài trời?

Tổ chức sự kiện ngoài trời không chỉ đơn giản là một xu hướng, mà còn là một cách để tạo ra trải nghiệm khác biệt, mới mẻ và ấn tượng hơn so với không gian trong nhà. Vậy đâu là lý do bạn nên chọn dịch vụ ngoài trời?

Không gian rộng rãi, thoải mái

Sự kiện ngoài trời mang đến cảm giác tự do, không bị bó hẹp bởi bốn bức tường. Không gian mở giúp khách tham dự di chuyển dễ dàng, tạo sự kết nối tốt hơn và phù hợp với các hoạt động có quy mô lớn như team building, lễ hội, triển lãm, hay tiệc gala. Khi con người có đủ không gian để hít thở và giao lưu, sự kiện tự nhiên sẽ trở nên hấp dẫn và sôi động hơn.

Khả năng sáng tạo không giới hạn

Một trong những lợi thế lớn nhất của sự kiện ngoài trời là sự linh hoạt trong thiết kế và trang trí. Bạn có thể tận dụng bối cảnh thiên nhiên như bãi biển, công viên, khu du lịch sinh thái để tạo ra những không gian độc đáo, từ sân khấu giữa rừng cây, tiệc tối dưới ánh hoàng hôn đến lễ hội ánh sáng ngoài trời. Điều này giúp tiết kiệm chi phí trang trí mà vẫn tạo ra hiệu ứng thị giác mạnh mẽ.

Tiết kiệm chi phí nếu biết cách khai thác

Nhiều người nghĩ tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ tốn kém hơn, nhưng thực tế nếu biết cách tận dụng lợi thế tự nhiên, bạn có thể tiết kiệm được nhiều khoản như:

• Chi phí thuê địa điểm: Một số không gian công cộng hoặc khu du lịch có giá thuê thấp hơn so với các hội trường sang trọng.
• Chi phí trang trí: Cảnh quan tự nhiên đã tạo sẵn một bối cảnh đẹp, bạn chỉ cần bổ sung thêm một số yếu tố nhỏ để làm nổi bật chủ đề sự kiện.
• Chi phí điều hòa không khí: Không gian mở giúp hạn chế cảm giác ngột ngạt, giảm bớt nhu cầu sử dụng hệ thống làm mát hoặc thông gió nhân tạo.

Cần chuẩn bị phương án dự phòng

Sự kiện ngoài trời luôn đi kèm với rủi ro về thời tiết. Một cơn mưa bất chợt hay gió lớn có thể ảnh hưởng đến toàn bộ kế hoạch. Vì vậy, việc lên phương án dự phòng là điều bắt buộc:

• Kiểm tra dự báo thời tiết trước sự kiện để có phương án điều chỉnh kịp thời.
• Chuẩn bị lều, bạt, mái che, hoặc các không gian di chuyển dự phòng.
• Có kế hoạch di dời khẩn cấp nếu cần thiết, đảm bảo sự kiện không bị gián đoạn.

Tạo trải nghiệm đáng nhớ và cảm xúc chân thật

Mọi người luôn có xu hướng ghi nhớ những khoảnh khắc đặc biệt, và sự kiện ngoài trời chính là cách để tạo ra những ấn tượng khó quên. Không gian thiên nhiên giúp kích thích mọi giác quan, từ tiếng sóng biển, làn gió mát đến ánh sáng tự nhiên, tất cả hòa quyện tạo nên một cảm xúc chân thật và sống động hơn rất nhiều so với sự kiện trong nhà.

Một số loại sự kiện tổ chức ngoài trời phổ biến

Tùy vào mục đích tổ chức khác nhau mà các công ty, doanh nghiệp sẽ lựa chọn không gian, địa điểm và loại hình tổ chức cho phù hợp. Một số loại hình sự kiện ngoài trời phổ biến có thể kể đến như:

Sự kiện khai trương ngoài trời

Khai trương ngoài trời là một trong những hình thức phổ biến nhất khi ra mắt một cửa hàng, showroom, trung tâm thương mại hoặc cơ sở kinh doanh mới. Không gian mở giúp dễ dàng thu hút sự chú ý của công chúng và tạo hiệu ứng truyền thông tốt hơn.

Một sự kiện khai trương ngoài trời thường bao gồm:

• Nghi thức cắt băng khánh thành.
• Múa lân, trống hội, biểu diễn nghệ thuật.
• Khu vực trưng bày sản phẩm, dịch vụ để khách hàng trải nghiệm.
• Các chương trình ưu đãi, bốc thăm trúng thưởng để thu hút khách tham dự.

Lễ khởi công, động thổ

Lễ khởi công, động thổ là sự kiện quan trọng trong ngành xây dựng, đánh dấu sự khởi đầu của một dự án mới như nhà máy, tòa nhà, khu công nghiệp hay công trình giao thông. Vì thường diễn ra tại công trường, việc tổ chức ngoài trời là điều tất yếu.

Các nghi thức quan trọng trong lễ khởi công, động thổ gồm:

• Cúng bái theo phong tục để cầu mong sự thuận lợi cho dự án.
• Nghi thức xúc đất, đặt viên gạch đầu tiên, tượng trưng cho sự khởi đầu.
• Phát biểu của đại diện chủ đầu tư, ban quản lý dự án và đối tác.
• Trình diễn hiệu ứng sân khấu như bắn pháo kim tuyến, thả bóng bay hoặc khai pháo.

Sự kiện âm nhạc và lễ hội ngoài trời

Nếu từng tham gia một lễ hội âm nhạc ngoài trời, chắc hẳn bạn sẽ hiểu sức hút của nó. Không khí sôi động, âm thanh tràn ngập không gian, hàng nghìn khán giả cùng hòa mình vào những giai điệu dưới bầu trời rộng lớn – đó là điều mà không gian trong nhà khó có thể tái hiện.

Việc tổ chức các sự kiện như festival âm nhạc, EDM party hay biểu diễn nghệ thuật ngoài trời đòi hỏi sự đầu tư nghiêm túc về hệ thống âm thanh, ánh sáng và đặc biệt là công tác kiểm soát an ninh chặt chẽ.

Team building và sự kiện doanh nghiệp

Những chương trình team building ngoài trời luôn có sức hút mạnh mẽ bởi nó không chỉ giúp gắn kết đội nhóm mà còn mang đến trải nghiệm mới lạ so với những hoạt động trong phòng hội nghị.

Việc tổ chức team building ở bãi biển, rừng thông hoặc khu du lịch sinh thái giúp người tham gia vừa được thư giãn, vừa thử thách bản thân với các trò chơi vận động.

Tiệc gala dinner và dạ tiệc sang trọng

Một buổi gala dinner trong nhà có thể trang trọng, nhưng nếu được tổ chức ngoài trời, nó sẽ trở nên ấn tượng hơn gấp bội. Hãy tưởng tượng một bữa tiệc dưới bầu trời đầy sao, ánh đèn lung linh trên những tán cây, thực khách thưởng thức món ăn ngon trong không gian mở, tận hưởng không khí trong lành thay vì bị giới hạn trong một khán phòng kín.

Để làm tốt những sự kiện như thế này, yếu tố quan trọng không chỉ nằm ở trang trí mà còn là logistics: hệ thống ánh sáng phải đảm bảo vừa đủ lãng mạn mà vẫn rõ ràng, thực đơn phải được lựa chọn sao cho phù hợp với môi trường ngoài trời và nhất là có phương án dự phòng nếu thời tiết thay đổi bất ngờ.

Xem thêm: Tiệc tất niên ngoài trời: dịch vụ bao trọn chỉ từ 300K/người

Hội chợ thương mại và triển lãm ngoài trời

Với những sự kiện có quy mô lớn như hội chợ thương mại, triển lãm sản phẩm ngoài trời, việc thiết kế gian hàng là một yếu tố cực kỳ quan trọng. Không gian mở mang lại sự linh hoạt trong bố trí, giúp khách tham quan dễ dàng tiếp cận sản phẩm hơn, đồng thời tạo điều kiện để các doanh nghiệp thể hiện sự sáng tạo qua cách trưng bày.

Tuy nhiên, yếu tố thời tiết: nắng gắt, mưa lớn hay gió mạnh đều có thể ảnh hưởng đến kết cấu gian hàng và trải nghiệm khách tham quan. Việc sử dụng mái che, quạt hơi nước hoặc các giải pháp chống nóng, chống thấm nước là điều không thể bỏ qua.

Các sự kiện cộng đồng và thiện nguyện

Tổ chức một sự kiện cộng đồng ngoài trời, như chương trình gây quỹ, ngày hội từ thiện hay workshop hướng về môi trường, không chỉ là việc lên kế hoạch mà còn là cách truyền tải thông điệp một cách mạnh mẽ.

Không gian mở giúp sự kiện tiếp cận được nhiều người hơn, tạo sự lan tỏa tốt hơn so với khi tổ chức trong nhà.

Gợi ý các địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời tuyệt đẹp tại TP.HCM

Nếu bạn ở thành phố Hồ Chí Minh và đang tìm kiếm các địa điểm ngoài trời để tổ chức sự kiện thì hãy xem ngay danh sách các gợi ý sau đây.

Quy trình tổ chức sự kiện ngoài trời chi tiết

Dưới đây là quy trình tố chức sự kiện ngoài trời 9 bước chi tiết mà bạn có thể tham khảo:

Xây dựng ý tưởng và lên chủ đề cho sự kiện

Đây là bước đầu tiên và cũng là bước quan trọng nhất để tạo nên sự thành công của một sự kiện. Cần nghiên cứu và xác định mục đích của sự kiện như giải trí, giới thiệu sản phẩm, từ thiện,…và thông điệp mà sự kiện muốn truyền tải. Dựa vào đó, lên chủ đề cho sự kiện và xây dựng concept tổng thể bao gồm màu sắc chủ đạo, phong cách trang trí,….

Xác định thời gian, địa điểm tổ chức

Đầu tiên, chọn ngày tổ chức sao cho phù hợp. Cần cân nhắc đến các yếu tố như lịch làm việc của đối tượng tham dự, các ngày lễ, và các sự kiện lớn khác diễn ra trong cùng thời điểm.

Tiếp theo, bắt đầu tìm kiếm địa điểm phù hợp. Xem xét các yếu tố như diện tích (đủ rộng cho số lượng khách dự kiến), vị trí (dễ tiếp cận, có đủ chỗ đậu xe), và cơ sở vật chất sẵn có (điện, nước, nhà vệ sinh). Sau đó chọn ra vài địa điểm tiềm năng và đi khảo sát trực tiếp.

Lưu ý: Sau khi đã chọn được địa điểm phù hợp nhất, cần nhanh chóng tiến hành đặt cọc để giữ chỗ, đặc biệt là trong mùa cao điểm của các sự kiện. Việc này giúp bạn có được địa điểm mong muốn và tránh bị đối thủ “cướp” mất.

Xin giấy phép tổ chức

Việc xin giấy phép tổ chức là một bước quan trọng để đảm bảo tính hợp pháp của sự kiện. Quá trình này có thể mất nhiều thời gian nên bạn phải chuẩn bị từ sớm.

Tùy thuộc vào quy mô và tính chất của sự kiện, có thể cần xin giấy phép khác nhau: an ninh, vệ sinh môi trường, sử dụng âm thanh, bán hàng (nếu có),… Bạn nên liên hệ với chính quyền địa phương để có danh sách đầy đủ các giấy phép cần thiết.

Lưu ý: Bạn nên nộp hồ sơ sớm vì quá trình xét duyệt có thể mất vài tuần hoặc thậm chí vài tháng, tránh trường hợp chậm trễ gây ảnh hướng đến sự kiện. Ngoài ra, nên theo dõi quá trình xét duyệt thường xuyên, bổ sung thông tin nếu cần.

Xây dựng chi tiết kịch bản sự kiện

Kịch bản sự kiện cần được lên kế hoạch chi tiết, từ thời gian khai mạc, các hoạt động diễn ra trong suốt sự kiện, cho đến thời gian kết thúc. Cần phân bổ hợp lý giữa các hoạt động chính và phụ để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ, đúng tiến độ và tránh khoảng thời gian chết.

Tham khảo những mục chính sau:

• Lập timeline chi tiết cho toàn bộ sự kiện.
• Phân chia các phần của sự kiện (khai mạc, hoạt động chính, bế mạc).
• Xác định thời gian cụ thể cho từng hoạt động.
• Chuẩn bị kịch bản chi tiết cho MC và các thành viên ban tổ chức.
• Lên danh sách các thiết bị, vật dụng cần chuẩn bị cho mỗi hoạt động.

Lên kế hoạch về đồ ăn và đồ uống

Người ta nói: “con đường ngắn nhất đến trái tim là đi qua … dạ dày”. Do đó việc chuẩn bị kỹ càng về đồ ăn và đồ uống sẽ để lại ấn tượng sâu đậm trong lòng khách mời. Lựa chọn thực đơn phù hợp với chủ đề sự kiện, số lượng khách mời và không gian ngoài trời. Đảm bảo các yếu tố vệ sinh an toàn thực phẩm và có nhiều lựa chọn như người ăn chay.

Lên ý tưởng về các hoạt động trong sự kiện

Các hoạt động tương tác sẽ tạo thêm điểm nhấn cho sự kiện. Tùy vào chủ đề và đối tượng tham gia, có thể tổ chức các trò chơi, cuộc thi, tiết mục biểu diễn nghệ thuật, hoặc các buổi giao lưu. Nên bố trí các hoạt động sao cho khách mời luôn cảm thấy hứng thú và có sự gắn kết với nhau.

Trang trí không gian sự kiện

Trang trí là yếu tố quan trọng giúp không gian trở nên sống động và ấn tượng hơn. Cần thiết kế không gian hài hòa với chủ đề sự kiện, sử dụng các vật liệu trang trí thân thiện với môi trường (đối với sự kiện ngoài trời), và tạo các khu vực check-in bắt mắt cho khách mời. Đảm bảo hệ thống ánh sáng và âm thanh phù hợp với không gian ngoài trời.

Đón khách và điều phối sự kiện

Khi sự kiện diễn ra, đội ngũ nhân sự cần phải sẵn sàng để đón tiếp và hướng dẫn khách mời. Cần có bảng chỉ dẫn rõ ràng, nhân sự điều phối sự kiện phải chuyên nghiệp và đảm bảo sự kiện diễn ra đúng theo kế hoạch đã đề ra. Đồng thời, luôn có phương án dự phòng cho các tình huống phát sinh ngoài ý muốn như thời tiết, thiết bị hỏng hóc, hay an ninh trật tự.

Báo giá chi tiết tổ chức sự kiện ngoài trời mới nhất

Dưới đây là một số hạng mục thường có trong một sự kiện ngoài trời:

• Thuê địa điểm 
• Âm thanh, ánh sáng 
• Bàn, ghế, dù bạt 
• Sân khấu, backdrop, màn hình led 
• Dịch vụ F&B 
• Tiết mục biểu diễn 
• Nhân sự: đạo diễn, điều phối, MC, hỗ trợ 
• Trang trí 
• Quà tặng

Bảng giá tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ thay đổi phù thuộc vào loại hình sự kiện: khai trương, Year End Party, Lễ ra mắt sản phẩm,…quy mô, địa điểm và yêu cầu cụ thể của khách hàng. Để có được báo giá chính xác, vui lòng liên hệ với Will Event hoặc hotline 078 264 999 để được tư vấn và báo giá nhanh nhất. 

Will Event – Đơn vị tổ chức sự kiện ngoài trời chuyên nghiệp

Bất kỳ doanh nghiệp nào cũng mong muốn tổ chức sự kiện ngoài trời thành công và chuyên nghiệp nhất. Tuy nhiên, giữa hàng trăm công ty tổ chức sự kiện, việc chọn được một đơn vị phù hợp là điều không hề dễ dàng. Chính vì vậy, Will Event luôn là lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp muốn tạo nên những sự kiện ấn tượng, hiệu quả và an toàn.

Với nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, Will Event đã thực hiện hàng trăm sự kiện thành công cho các doanh nghiệp lớn nhỏ tại TP. Hồ Chí Minh và các khu vực lân cận. Đội ngũ nhân viên tại Will Event luôn đảm bảo mỗi sự kiện đều được chuẩn bị tỉ mỉ từ khâu lên ý tưởng, lập kế hoạch đến quản lý và thực hiện chi tiết. Điều này không chỉ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ mà còn mang lại những trải nghiệm độc đáo, ghi dấu ấn mạnh mẽ trong lòng khách mời.

Tại sao nên chọn Will Event?

• Kinh nghiệm chuyên sâu: Với nhiều năm hoạt động trong ngành, chúng tôi đã đúc kết những kinh nghiệm quý giá để xử lý mọi tình huống không lường trước và đảm bảo an toàn cho sự kiện ngoài trời.
• Giải pháp toàn diện: Will Event cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói từ xin giấy phép, quản lý thiết bị, tổ chức chương trình, cho đến đảm bảo an ninh, quản lý khách mời, và xử lý hậu cần.
• Trang thiết bị hiện đại: Hệ thống âm thanh, ánh sáng, thiết bị mới nhất, được thay mới liên tục.
• Có uy tín trong ngành: Nhờ sự chuyên nghiệp và tận tâm, Will Event nhận được rất nhiều sự tin tưởng từ đối tác và khách hàng.

Thông tin liên hệ chi tiết:

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời thành công, chuyên nghiệp 

Tổ chức sự kiện ngoài trời thường đối mặt với nhiều sự cố bất ngờ mà bạn không lường trước được. Bỏ túi ngay những kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời dưới đây để đảm bảo sự kiện của bạn diễn ra thành công nhé!

Chuẩn bị đầy đủ trang thiết bị

Các yếu tố cần chuẩn bị kỹ lưỡng bao gồm hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình chiếu, nhà bạt, sân khấu và hệ thống phát điện dự phòng.

• Âm thanh và ánh sáng: Với không gian ngoài trời, âm thanh cần được kiểm tra kỹ để đảm bảo rõ ràng và đủ lớn cho mọi vị trí. Hệ thống ánh sáng cũng phải được điều chỉnh để hoạt động tốt cả khi trời tối.

• Thiết bị dự phòng: Luôn có sẵn thiết bị dự phòng trong trường hợp sự cố xảy ra, đặc biệt là máy phát điện. Ngoài ra, cần bố trí thêm nhà bạt hoặc dù che cho khu vực tổ chức để đề phòng thời tiết thay đổi.

• Kiểm tra thiết bị trước sự kiện: Một buổi thử nghiệm trước ngày diễn ra là rất cần thiết để đảm bảo tất cả thiết bị hoạt động ổn định.

Đảm bảo yếu tố về thời tiết

Thời tiết là yếu tố khó lường nhất khi tổ chức event ngoài trời, cần theo dõi chặt chẽ dự báo thời tiết trước và trong thời gian diễn ra sự kiện. Nếu có sự cố nên có phương án dự phòng ngay.

• Chuẩn bị nhà bạt, dù che hoặc địa điểm thay thể
• Nếu thời tiết quá xấu cần cần nhắc thay đổi lịch trình để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công nhất.

Đảm bảo về mặt pháp lý của sự kiện

Khi tổ chức sự kiện ngoài trời tại các địa điểm công cộng, việc xin giấy phép từ chính quyền địa phương là cần thiết để tránh bị phạt hoặc phải dừng sự kiện.

Quản lý đám đông và an ninh

Các sự kiện ngoài trời thường thu hút lượng lớn người tham dự, vì vậy cần có kế hoạch phân luồng khách mời hợp lý. Bố trí các khu vực như check-in, khu vực ghế ngồi, khu vực vui chơi hoặc tham gia hoạt động để tránh tình trạng quá tải tại một điểm.