Dịch vụ tổ chức Virtual Event, sự kiện trực tuyến (online) trọn gói

Dưới tác động của công nghệ và xu hướng làm việc từ xa, tổ chức sự kiện trực tuyến đã trở thành một giải pháp tối ưu cho nhiều doanh nghiệp hiện nay. Sự kiện trực tuyến không chỉ tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn giúp mở rộng phạm vi tiếp cận đến mọi người dù ở bất kỳ đâu. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về loại hình sự kiện này cũng như tìm hiểu về đơn vị tổ chức sự kiện trực tuyến chuyên nghiệp nhé!

Tổ chức sự kiện trực tuyến (Virtual Event) là gì?

Sự kiện trực tuyến là loại hình sự kiện mà người tham dự không cần đến trực tiếp địa điểm tổ chức. Mọi người kết nối và tương tác với nhau thông qua các thiết bị công nghệ có kết nối mạng như điện thoại, laptop, máy tính bảng,…

Sự kiện online thường được tổ chức thông qua các nền tảng trực tuyển như Google Meet, Zoom, Microsoft Teams,… hoặc các kênh mạng xã hội như Facebook, TikTok, Twitter,…

Ưu và nhược điểm của tổ chức sự kiện trực tuyến

Ưu điểm

• Tiết kiệm chi phí: đơn vị tổ chức không cần phải chi trả cho các khoản phí như: thuê địa điểm, ăn uống, âm thanh – ánh sáng, nhân sự, bãi đổ xe,…
• Tiết kiệm thời gian: người dùng không cần phải tốn nhiều thời gian để di chuyển và chuẩn bị.
• Không giới hạn số người tham dự: sự kiện online có thể tiếp cận số lượng lớn người tham dự ở nhiều quốc gia trên khắp thế giới cùng một lúc mà không hạn chế số lượng khách hàng.
• Tránh được các rủi ro như thiên tai, dịch bệnh, thời tiết xấu,…

Nhược điểm

Bên cạnh những ưu điểm vượt trội do sự kiện online mang lại thì nó vẫn có những rủi ro có thể kể đến như:

• Dễ gặp trục trặc về đường truyền tín hiệu
• Hiệu suất sự kiện bị ảnh hưởng
• Rủi ro về bảo mật
• Khó khăn trong việc thu hút sự chú ý: Người tham dự có thể bị phân tâm bởi các yếu tố khác khi tham dự sự kiện online.

Một số mô hình sự kiện trực tuyến phổ biến nhất hiện nay

Dưới đây là 4 mô hình tổ chức sự kiện online hiệu quả nhất hiện nay:

Hội thảo trên website (Webinar)

Webinar là viết tắt của Web-based seminar, là một dạng hội thảo trực tuyến được tổ chức thông qua website hoặc các nền tảng trực tuyến khác như Zoom, Google Meet, GoToWebinar,….

Webinar thường được sử dụng để đào tạo, giới thiệu sản phẩm, hoặc hội thảo chuyên đề. Người tham dự có thể tham gia hỏi đáp và tương tác thông qua chức năng chat, hỏi đáp,….

Sự kiện Virtual event

Đây là sự kiện hoàn toàn diễn ra trực tuyến, nơi mọi người tham gia và tương tác qua internet thay vì tại một địa điểm cụ thể. Tổ chức sự kiện ảo cho phép mọi người truy cập hội nghị thông qua máy tính để cùng phát biểu và thảo luận về một vấn đề nào đó.

Sự kiện ảo có thể bao gồm nhiều hoạt động, từ hội nghị trực tuyến, triển lãm, hội thảo, đến các buổi biểu diễn giải trí.

Sự kiện liên kết (Hybrid Event)

Sự kiện liên kết là sự kiện kết hợp cả hai yếu tố: sự kiện trực tuyến và sự kiện trực tiếp. Điều này có nghĩa là một phần của sự kiện diễn ra tại một địa điểm cụ thể với khán giả tham gia trực tiếp, trong khi phần khác diễn ra qua không gian trực tuyến, cho phép đối tượng tham gia từ xa tham gia vào sự kiện.

Sự kiện kết nối (Networking Event)

Đây là loại sự kiện online tập trung vào việc kết nối giữa những người tham gia. Sự kiện kết nối cung cấp các tính năng cho phép người tham dự gặp gỡ, tương tác và xây dựng mối quan hệ mới trong môi trường ảo. 

Networking Event thường được ứng dụng rộng rãi trong các lĩnh vực như kinh doanh và tuyển dụng, đặc biệt là tuyển dụng remote.

Báo giá chi phí tổ chức sự kiện trực tuyến (Virtual Event)

Chi phí tổ chức sự kiện trực tuyến có thể giao động từ vài chục triệu đến vài trăm triệu. Các sự kiện trực tuyến còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô tổ chức, số lượng người tham dự, thiết bị kỹ thuật, thiết kế visual,…

Để có được báo giá chính xác, vui lòng liên hệ Will Event qua hotline 078 264 9999 để được tư vấn và báo giá nhanh nhất.

Will Event – Đơn vị tổ chức sự kiện trực tuyến (Virtual Event) chuyên nghiệp

Với kinh nghiệm tổ chức sự kiện trực tuyến thành công trong suốt nhiều năm vừa qua. Will Event tự tin rằng chúng tôi chính là sự lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp đang có nhu cầu tổ chức sự kiện trực tuyến.

Tại Will Event:

• Kinh nghiệm dày dặn: Đội ngũ nhân sự của Will Event đã tích lũy được nhiều kinh nghiệm quý giá qua việc tổ chức thành công hàng trăm sự kiện trực tuyến cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước.
• Cung cấp dịch vụ toàn diện: Will Event mang đến dịch vụ tổ chức sự kiện trực tuyến toàn diện, từ lên kế hoạch, kịch bản, thiết kế hình ảnh, lựa chọn nền tảng kỹ thuật cho đến vận hành sự kiện và quản lý hậu cần trực tuyến. 
• Trang thiết bị hiện đại: Will Event không ngừng cập nhật và nâng cấp các nền tảng công nghệ tiên tiến nhất. Bao gồm: các nền tảng hội nghị trực tuyến hàng đầu như Zoom, Google Meet, Microsoft Teams và nhiều công cụ tích hợp khác.
• Uy tín hàng đầu: Nhờ vào những thành quả đạt được trong suốt những năm hoạt động, Will Event là sự lựa chọn hàng đầu cho các doanh nghiệp tại TP.HCM và các khu vực lân cận.

Thông tin liên hệ chi tiết:

Những lưu ý để đảm bảo tổ chức sự kiện trực tuyến thành công

Để tránh những rủi ro không đáng có trong quá trình tổ chức sự kiện trực tuyến, cần lưu ý những vấn đề sau để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công:

• Lựa chọn nền tảng phù hợp: Yếu tố quan trọng nhất quyết định đến thành công của sự kiện trực tuyến là nền tảng công nghệ. Vì vậy, doanh nghiệp cần dựa vào tính chất, quy mô, người tham dự sự kiện…để lựa chọn nền tảng sao cho phù hợp. Một số nền tảng uy tín, có sức chứa lớn và được sử dụng rộng rãi như Zoom, Google Meet, Microsoft Teams,…
• Thiết bị sự kiện: Các thiết bị được dùng trong sự kiện như: máy quay, dây kết nối, bàn trộn âm thanh, hình ảnh, máy tính…có hiệu suất tốt để đảm bảo âm thanh và hình ảnh luôn ở chất lượng cao.
• Hãy đảm bảo đường truyền mạng đủ mạnh (trên 100mbps) để không làm gián đoạn kết nối,  ngắt mạch cảm xúc của người tham dự và ảnh hưởng đến chất lượng chương trình.
• Tương tác với khán giả: Tận dụng các công cụ như chat, polling, Q&A để khuyến khích người tham gia tương tác với chương trình, tăng cường sự kết nối giữa họ và diễn giả. Đồng thời tạo không khí sôi động cho sự kiện.

Bài viết trên đã giới thiệu chi tiết về tổ chức sự kiện trực tuyến cũng như là những lưu ý để giúp tổ chức một sự kiện thành công. Will Event mong rằng những thông tin này sẽ giúp ích được cho bạn trong việc tổ chức sự kiện một cách hiệu quả.