Tổ chức sự kiện lễ khánh thành: Quy trình chuyên nghiệp, trọn gói

Lễ khánh thành là một sự kiện quan trọng, không chỉ đánh dấu bước khởi đầu của một doanh nghiệp hoặc công trình mới mà còn là dịp để quảng bá thương hiệu và tạo ấn tượng tốt đẹp với đối tác, khách hàng. 

Để buổi lễ diễn ra thành công thì quy trình tổ chức cần được thực hiện một cách chuyên nghiệp và cẩn thận. 

Trong bài viết này, Will Event sẽ chia sẻ các bước quan trọng trong quy trình tổ chức lễ khánh thành, giúp doanh nghiệp tạo dựng dấu ấn mạnh mẽ đối với các khách mời.

Lễ khánh thành là gì?

Lễ khánh thành là một sự kiện đặc biệt nhằm đánh dấu một dự án hoặc công trình như nhà máy, bệnh viện, trường học, cầu đường,… đã hoàn thành, được thành lập hay chính thức đưa vào hoạt động. 

Đồng thời, buổi lễ cũng là dịp thông báo đến các tổ chức, cá nhân về sự thành lập của công trình, với mong muốn một khởi đầu suôn sẻ, thuận lợi và đạt nhiều thành công trong tương lai.

Ý nghĩa của việc tổ chức sự kiện khánh thành

Về mặt tinh thần

Theo tín ngưỡng Đông Á, ông bà ta có câu “Đầu xuôi đuôi lọt”, điều này có nghĩa là khi có khởi tốt đẹp thì các công việc tiếp theo cũng sẽ diễn ra thuận lợi hơn. 

Lễ khánh thành là cột mốc quan trọng, đánh dấu sự khởi đầu của một dự án doanh nghiệp, vì vậy việc tổ chức một buổi lễ khánh thành thành công là điều rất quan trọng.

Một buổi lễ khánh thành thành công sẽ mang lại may mắn, tạo khởi đầu thuận lợi và thu hút vượng khí cho công trình hoặc doanh nghiệp, giúp các hoạt động của dự án phát triển và thịnh vượng hơn về sau.

Về mặt truyền thông

Lễ khánh thành thường được tổ chức với quy mô lớn, do đó có thể giúp tạo hiệu ứng truyền thông mạnh mẽ cho doanh nghiệp. Đây là dịp để doanh nghiệp quảng bá hình ảnh của mình đến khách hàng, giới thiệu sản phẩm và dịch vụ đến với công chúng, từ đó xây dựng mối quan hệ kinh doanh lâu dài và thu hút thêm nhiều khách hàng tiềm năng. 

Một buổi lễ khánh thành ấn tượng còn giúp nâng cao vị thế doanh nghiệp và để lại dấu ấn sâu sắc trong lòng khách mời.

Quy trình các bước tổ chức sự kiện lễ khánh thành chuyên nghiệp

Lập kế hoạch tổ chức sự kiện khánh thành

Để tổ chức lễ khánh thành thành công, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng và lập danh sách các công việc cần thực hiện theo thứ tự ưu tiên. Một kế hoạch tổ chức chi tiết sẽ giúp buổi lễ diễn ra thuận lợi hơn. Dưới đây là những công việc cần chuẩn bị khi tổ chức lễ khánh thành:

• Lập danh sách khách mời tham dự buổi lễ.
• Khảo sát và lựa chọn địa điểm tổ chức phù hợp với quy mô của buổi lễ. Thường thì địa điểm sẽ là nơi công trình hoặc dự án vừa hoàn thành. 
• Lập kế hoạch ngân sách.
• Xác định chủ đề, ý tưởng và concept trang trí buổi lễ.
• Lên sơ đồ tổng thể khu vực tổ chức, bao gồm sân khấu, chỗ ngồi của đại biểu và khách mời, vị trí treo các banner quảng cáo,…
• Xin giấy phép tổ chức và phép treo banner tại sở văn hóa và du lịch.
• Quảng bá và tuyên truyền cho buổi lễ qua các phương tiện truyền thông.

Thi công, trang trí cho buổi lễ khánh thành

• Khu vực bên ngoài buổi lễ: Treo các banner, băng-rôn xung quanh khu vực tổ chức lễ.
• Khu vực cổng chào: Lắp đặt cổng hơi, cột và thảm đỏ, cùng cây cảnh dọc lối vào khu vực làm lễ.
• Khu vực chụp ảnh check-in: Thiết kế và trang trí backdrop để khách mời có thể chụp ảnh check-in tại buổi lễ.
• Khu vực diễn ra buổi lễ: Lắp đặt nhà bạt, sân khấu, backdrop sân khấu, âm thanh, ánh sáng, thảm trải, bàn ghế cho khách mời, bàn tiếp tân.
• Khu vực khánh thành: Trang trí bộ băng khánh thành, pháo điện.
• Khu vực tiệc (nếu có): Chuẩn bị không gian tiệc cho khách mời.

Tổ chức sự kiện khánh thành

• Lễ tân chào đón khách, hướng dẫn chỗ ngồi, phát tài liệu sự kiện.
• Trình chiếu video giới thiệu về doanh nghiệp, dự án hoặc sản phẩm mới.
• Phát biểu của lãnh đạo công ty về tầm nhìn và định hướng phát triển.
• Phát biểu của khách mời danh dự (chính quyền, đối tác, khách hàng lớn).
• Cắt băng khánh thành: Giây phút quan trọng nhất của buổi lễ.
  • Các đại diện quan trọng cùng cắt băng đỏ.
  • Bắn pháo kim tuyến, trống hội, múa lân hoặc thả bóng bay chào mừng.
• Khui rượu champagne hoặc cắt bánh chúc mừng.
• Tham quan cơ sở mới: Hướng dẫn khách tham quan showroom, nhà máy,…
• Trải nghiệm sản phẩm: Nếu có sản phẩm/dịch vụ mới, nên có khu vực trưng bày, demo.
• Trả lời báo chí, phỏng vấn truyền thông (nếu có).
• Khách mời tham gia networking, ký kết hợp tác (nếu có).
• Tiệc nhẹ với trà, bánh, nước uống, cocktail…
• Phát quà tặng lưu niệm cho khách mời.

Tổng kết và truyền thông sau sự kiện

• Thu thập ý kiến phản hồi từ khách mời.
• Họp tổng kết, đánh giá hiệu quả chương trình.
• Rút kinh nghiệm để cải thiện cho các sự kiện tiếp theo.
• Đăng tải hình ảnh, video lên website, fanpage, báo chí.
• Gửi thư cảm ơn đến khách mời, đối tác.
• Tận dụng sự kiện để đẩy mạnh chiến dịch marketing, PR thương hiệu.

Kịch bản tổ chức sự kiện lễ khánh thành chi tiết

Đón tiếp khách mời tham gia 

Cần tổ chức đội ngũ lễ tân đón tiếp khách mời một cách nồng hậu, thể hiện được sự tôn trọng và chuyên nghiệp của công ty. 

Trang phục của nhân viên nên đồng nhất với nhau, có thể mặc áo dài truyền thống với màu sắc phù hợp với tông màu logo của doanh nghiệp.

Nhân viên sẽ hỗ trợ khách mời đỗ xe và hướng dẫn họ di chuyển đến khu vực chỗ ngồi để tham gia sự kiện. 

Điều này thể hiện sự chăm sóc tận tình của doanh nghiệp đối với từng khách mời. Đây là yếu tố quan trọng giúp tạo ấn tượng tốt ngay từ khi khách mời vừa đến sự kiện.

Tiết mục văn nghệ mở đầu cho buổi lễ

Tiết mục văn nghệ mở đầu khi tổ chức lễ khánh thành là một phần không thể thiếu, giúp tạo nên không khí sôi động và phấn khởi cho sự kiện. 

Một số tiết mục văn nghệ thường được biểu diễn cho phần mở đầu lễ khánh như: múa lân sư rồng, múa truyền thống, biểu diễn trống hội, ca múa kết hợp,…

Giới thiệu lễ khánh thành và danh sách đại biểu tham gia

MC sẽ giới thiệu sơ lược hoặc trình chiếu video về quá trình phát triển của doanh nghiệp. Sau đó, chủ doanh nghiệp sẽ có bài phát biểu. Tiếp theo, các đại biểu và khách mời tham gia sự kiện cũng sẽ được mời lên sân khấu để phát biểu về buổi lễ.

Trong suốt quá trình giới thiệu, MC cần đảm bảo không có sự nhầm lẫn nào về tên của đại biểu và khách mời. 

Một sự sai sót trong việc xưng hô có thể ảnh hưởng đến uy tín của đơn vị tổ chức cũng như hình ảnh của doanh nghiệp trong mắt khách mời.

Thực hiện nghi thức cắt băng khánh thành

Cắt băng khánh thành là phần nghi thức quan trọng nhất của buổi lễ, biểu trưng cho tượng cho sự khởi đầu may mắn, suôn sẻ và phát triển vững mạnh trong tương lai​.

Sau khi đội ngũ lễ tân đưa băng khánh thành lên sân khấu, các vị đại biểu lần lượt tiến lên khán đài để thực hiện nghi thức cắt băng. Khoảnh khắc băng được cắt chính là dấu mốc đánh dấu sự xuất hiện chính thức của thương hiệu, doanh nghiệp trên thị trường.

Tham quan khu vực dự án khánh thành

Sau khi hoàn thành các nghi thức của lễ khánh thành, doanh nghiệp sẽ mời khách tham quan nhà máy hoặc dự án, giúp khách mời có cái nhìn thực tế và hiểu sâu hơn về dự án, cũng như đánh giá các yếu tố liên quan. 

Đồng thời, hoạt động tham quan cũng là cơ hội để doanh nghiệp lắng nghe các ý kiến đóng góp từ khách mời, qua đó hỗ trợ việc hoàn thiện và phát triển dự án một cách tối ưu hơn.

Khai tiệc

Để thể hiện sự trân trọng và biết ơn đối với sự có mặt của các khách mời trong buổi lễ khánh thành, một buổi tiệc buffet hoặc teabreak là sự lựa chọn lý tưởng. 

Đây là cách doanh nghiệp thể hiện sự quan tâm tinh tế đối với khách mời, đồng thời tạo cơ hội để các doanh nghiệp trò chuyện, kết nối, thiết lập mối quan hệ bền vững và cùng nhau phát triển trong tương lai với khách mời.

Bế mạc lễ khánh thành

Sau khi bữa tiệc nhẹ kết thúc, đại diện doanh nghiệp gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể khách mời, các đối tác, và đội ngũ nhân viên đã đồng hành và góp phần vào thành công của buổi lễ.

Đội ngũ lễ tân nên chờ sẵn tại cửa để tiễn khách, gửi lời cảm ơn và trao tặng những món quà nhỏ từ doanh nghiệp như một lời tri ân. 

Những món quà này có thể là các sản phẩm dùng thử của công ty, vừa tạo thiện cảm cho khách hàng vừa là cách giới thiệu sản phẩm một cách tinh tế và hiệu quả.

Các lưu ý khi tổ chức sự kiện lễ khánh thành thành công

Để tổ chức lễ khánh thành thành công, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau đây:

• Địa điểm tổ chức: Lễ khánh thành thường được tổ chức tại chính doanh nghiệp hoặc tại công trình vừa hoàn thành, nhưng cần đảm bảo không gian rộng rãi và đủ sức chứa. 

Cần lưu ý xin giấy phép khi tổ chức sự kiện, đặc biệt nếu có kết hợp với hoạt động roadshow. Đồng thời, cần dành thời gian cho khách mời tham quan khu vực cơ sở của doanh nghiệp.

• Khách mời: Các đối tượng khách mời có thể khác nhau tùy vào từng doanh nghiệp, nhưng thường bao gồm lãnh đạo công ty, các đối tác và đội ngũ nhân viên.
• Dự trù ngân sách và phân bổ các hạng mục hợp lý: Cần tính toán và phân bổ ngân sách hợp lý cho các khoản như chi phí tiệc, nhân sự, trang trí, thiết bị âm thanh ánh sáng,…
• Xây dựng ý tưởng và kịch bản chương trình: Kịch bản chương trình cần phải đồng bộ và xuyên suốt, phản ánh giá trị và thông điệp doanh nghiệp, từ tên chương trình, cách trang trí đến các tiết mục văn nghệ biểu diễn.

Đơn vị tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp ở TP. Hồ Chí Minh – Will Event

Will Event được biết đến là một trong những đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói uy tín hàng đầu tại TP. HCM. Các dịch vụ mà Will Event cung cấp bao gồm: tổ chức lễ khai trương, tiệc tất niên, lễ khởi công, động thổ, hội nghị, hội thảo,… đặc biệt là tổ chức lễ khánh thành.

Với hơn 5 năm kinh nghiệm và hàng trăm sự kiện khánh thành, khai trương thành công, Will Event ngày càng khẳng định vị thế vững chắc và giành trọn niềm tin từ khách hàng.

Dịch vụ trọn gói – Không lo thiếu sót

Will Event cung cấp giải pháp tổ chức lễ khánh thành từ A-Z, đảm bảo mọi chi tiết đều được thực hiện chỉn chu và chuyên nghiệp. Từ lên ý tưởng, thiết kế không gian, kịch bản chương trình, cung cấp nhân sự đến vận hành sự kiện, tất cả đều do đội ngũ giàu kinh nghiệm của chúng tôi phụ trách.

Tối ưu chi phí – Hiệu quả tối đa

Chúng tôi hiểu rằng ngân sách luôn là yếu tố quan trọng đối với doanh nghiệp. Nhờ hệ thống cung ứng thiết bị sự kiện hiện đại và quy trình tổ chức tối ưu, Will Event giúp tiết kiệm lên đến 30% chi phí so với việc thuê lẻ từng hạng mục mà vẫn đảm bảo chất lượng sự kiện ở mức cao nhất.

Ý tưởng sáng tạo – Khác biệt để dẫn đầu

Mỗi lễ khánh thành không chỉ đánh dấu sự ra mắt của doanh nghiệp mà còn là cơ hội để thương hiệu ghi dấu ấn với đối tác và khách hàng. Đội ngũ sáng tạo của Will Event không ngừng đổi mới, mang đến những ý tưởng độc đáo, giúp sự kiện của bạn trở nên khác biệt và đáng nhớ.

Hệ thống thiết bị sự kiện hiện đại, chuyên nghiệp

Will Event sở hữu hơn 1.000 thiết bị sự kiện đạt chuẩn chất lượng, từ sân khấu, âm thanh – ánh sáng, màn LED, đến cổng chào, pháo sáng,… Tất cả đều được đầu tư bài bản, đáp ứng mọi yêu cầu từ sự kiện nhỏ gọn đến đại tiệc hoành tráng với hàng nghìn khách tham dự.

Kinh nghiệm tổ chức hàng trăm lễ khánh thành thành công

Với hơn 100 sự kiện đã được tổ chức cho các thương hiệu lớn nhỏ ở HCM, Will Event tự tin mang đến sự kiện chỉn chu, chuyên nghiệp và tạo được tiếng vang cho doanh nghiệp. Chúng tôi hiểu rõ từng nghi thức quan trọng, từ cách thức cắt băng, phát biểu khai mạc đến quản lý sự kiện suôn sẻ, giúp doanh nghiệp có một khởi đầu đầy thuận lợi.

Thông tin liên hệ chi tiết: