5 bước cơ bản trong quy trình tổ chức hội nghị doanh nghiệp

Hội nghị là một sự kiện quan trọng, được tổ chức với mục đích thảo luận, trao đổi, thông tin, kiến thức và kinh nghiệm trong một lĩnh vực nhất định. Để đảm bảo hội nghị diễn ra thành công, cần phải có một quy trình tổ chức rõ ràng và bài bản.

Trong bài viết dưới đây, Will Event sẽ hướng dẫn bạn quy trình tổ chức hội nghị chi tiết và cụ thể nhất. Cùng tìm hiểu ngay!

Hội nghị là gì?

Hội nghị là một sự kiện hoặc cuộc họp tập hợp một nhóm người thường là các chuyên gia, nhà lãnh đạo, nhà nghiên cứu trong cùng một ngành, lĩnh vực, tổ chức hoặc mối quan tâm chung; với mục đích chính để thảo luận, chia sẻ thông tin, kiến thức, giải quyết vấn đề hoặc đưa ra quyết định quan trọng liên quan đến một chủ đề cụ thể. 

Các loại hình hội nghị phổ biến

Hội nghị truyền hình

Hội nghị truyền hình hay còn gọi là hội nghị trực tuyến, là hình thức tổ chức hội nghị thông qua các phần mềm họp trực tuyến (Google Meet, Zoom, Microsoft Teams,…), cho phép người tham gia từ nhiều địa điểm khác nhau kết nối và tương tác với nhau bằng hình ảnh và âm thanh thời gian thực.

Hội nghị khoa học, chuyên đề

Hội nghị khoa học, chuyên đề thường được tổ chức định kỳ tại các cơ sở giáo dục, viện nghiên cứu, trường đại học hoặc các trung tâm công nghệ.

Hội nghị khoa học quy tụ những cá nhân có chuyên môn và kinh nghiệm sâu rộng trong một lĩnh vực cụ thể, nhằm chia sẻ kiến thức, thảo luận, và đưa ra những quan điểm hoặc giải pháp đối với các vấn đề chuyên môn phức tạp.

Hội nghị ra mắt sản phẩm

Hội nghị ra mắt sản phẩm là một sự kiện đặc biệt mà các doanh nghiệp tổ chức để giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ mới của họ đến với thị trường và công chúng.

Hội nghị ra mắt sản phẩm thường bao gồm các hoạt động như bài thuyết trình về sản phẩm và phiên hỏi đáp với các chuyên gia để giải đáp mọi thắc mắc từ phía khán giả.

Hội nghị workshop

Hội nghị workshop là một buổi đào tạo, được tổ chức nhằm tạo cơ hội cho một nhóm người gặp gỡ, thảo luận và chia sẻ kiến thức về một chủ đề chuyên sâu trong một ngành nghề hoặc lĩnh vực cụ thể. 

Khác với các hội nghị truyền thống, workshop mang tính tương tác cao, khuyến khích mọi người tham gia tham gia vào các cuộc thảo luận. Mục đích của workshop là giúp người tham gia có thể tiếp thu thêm những kiến thức bổ ích từ những chuyên gia, đồng thời tìm ra những ý tưởng mới và định hướng chiến lược cho tương lai của cá nhân hoặc doanh nghiệp.

Quy trình tổ chức hội nghị chuyên nghiệp

Bước 1: Xác định mục tiêu và chủ đề của hội nghị

Xác định mục tiêu là bước đầu tiên và quan trọng nhất trong quy trình tổ chức hội nghị vì nó sẽ định hướng toàn bộ kế hoạch và các bước tiếp theo trong quy trình. Tùy thuộc vào loại hình hội nghị mà có nghiệp có thể đặt ra các mục tiêu khác nhau:

• Hội nghị chính trị

– Thảo luận và thông qua các nghị quyết, chính sách

– Bầu cử lãnh đạo

• Hội nghị khoa học

– Trình bày kết quả nghiên cứu mới

– Thảo luận về các vấn đề khoa học cấp bách

– Xây dựng mối quan hệ hợp tác giữa các nhà khoa học

• Hội nghị khách hàng

– Quảng bá thương hiệu

– Tăng doanh số bán hàng

– Nâng cao hiểu biết về sản phẩm, dịch vụ

– Xây dựng mối quan hệ lâu dài với khách hàng

– Thu thập đánh giá và ý kiến phản hồi từ khách hàng

Bước 2: Lập kế hoạch tổ chức hội nghị

Sau khi đã xác định được mục tiêu doanh nghiệp sẽ tiến hành lập kế hoạch tổ chức hội nghị. Một kế hoạch tổ chức chi tiết, cụ thể sẽ là cơ sở để triển khai các bước tiếp theo trong quy trình tổ chức hội nghị.

Các công việc cụ thể cần thực hiện bao gồm: 

Xác định tên hội nghị

Tên hội nghị nên bao gồm tên chung của doanh nghiệp (ví dụ: HỘI NGHỊ KHÁCH HÀNG <TÊN CÔNG TY> NĂM 2025), sau đó là chủ đề của hội nghị (ví dụ: TIẾP NỐI THÀNH CÔNG).

Lập danh sách khách mời tham gia

Lập danh sách khách mời là bước không thể thiếu trong quy trình tổ chức hội nghị. Danh sách khách mời cần được xây dựng dựa trên đối tượng mục tiêu của hội nghị, bao gồm các khách hàng, đối tác, nhà đầu tư, hoặc chuyên gia trong ngành.

Lựa chọn địa điểm và thời gian tổ chức 

Địa điểm tổ chức cần được chọn dựa trên quy mô sự kiện, số lượng khách mời, cũng như mục tiêu và tính chất của hội nghị. Thông thường các doanh nghiệp sẽ lựa chọn tổ chức hội nghị tại khách sạn hoặc trung tâm sự kiện để đảm bảo tính chuyên nghiệp. Tuy nhiên, nếu công ty có không gian văn phòng rộng rãi thì cũng có thể tổ chức hội nghị ngay tại văn phòng.

Bên cạnh đó, cần lựa chọn thời gian tổ chức hội nghị phù hợp với lịch trình của khách mời tham dự, tránh trùng với các dịp lễ lớn hoặc sự kiện quan trọng khác. 

Xây dựng nội dung chương trình hội nghị

Doanh nghiệp cần lên kế hoạch chương trình (agenda) bao gồm tất cả các hoạt động sẽ diễn ra trong suốt hội nghị một cách chi tiết và cụ thể nhất. Thông thường, agenda hội nghị thường bao gồm:

• Đón tiếp khách mời: Lãnh đạo doanh nghiệp và đội ngũ tiếp đón sẵn sàng ở sảnh, chụp ảnh kỷ niệm.
• Giới thiệu khách mời: MC sẽ giới thiệu các đại biểu, bao gồm lãnh đạo doanh nghiệp và các khách mời tham dự.
• Phát biểu mở màn: Đại diện lãnh đạo doanh nghiệp sẽ phát biểu khai mạc và chào đón tất cả khách mời tham dự hội nghị.
• Nội dung chính của hội nghị: Đây là phần quan trọng với các nội dung chính như giới thiệu sản phẩm/dịch vụ, tọa đàm giải quyết vấn đề hoặc các thảo luận liên quan.
• Bế mạc: Đại diện lãnh đạo sẽ phát biểu kết thúc chương trình, cảm ơn sự tham gia của các khách mời.

Lập bảng dự trù ngân sách

Lập bảng dự trù ngân sách hội nghị là một bước quan trọng trong quy trình tổ chức sự kiện, giúp doanh nghiệp theo dõi các khoản chi tiêu và quản lý ngân sách hiệu quả. 

Doanh nghiệp cần liệt kê các khoản chi phí dự kiến cho từng hạng mục trong hội nghị, bao gồm chi phí cho địa điểm, trang trí, thiết bị âm thanh ánh sáng, hậu cần (đồ ăn, nước uống), nhân sự (MC, ca sĩ, PG), quà tặng cho khách mời, và các chi phí phát sinh khác. 

Mỗi khoản mục cần được ước tính chính xác để đảm bảo ngân sách không vượt quá giới hạn đã đề ra, đồng thời vẫn đảm bảo chất lượng và sự thành công của hội nghị. 

Bước 3: Công tác chuẩn bị cơ sở vật chất, trang thiết bị

Các hạng mục cơ sở vật chất và trang thiết bị cần chuẩn bị bao gồm:

• Hệ thống âm thanh: Micro, loa, amply, bộ điều khiển trung tâm hệ thống âm thanh, bộ chống phản hồi âm
• Hệ thống ánh sáng: Đèn sân khấu, đèn chiếu sáng toàn bộ không gian và ánh sáng phụ trợ.
• Trang thiết bị trình chiếu: Máy chiếu, màn hình LED và các thiết bị kết nối để trình chiếu bài thuyết trình, video.
• Internet và Wi-Fi: Kết nối internet ổn định để hỗ trợ các hoạt động trực tuyến, livestream hoặc truy cập dữ liệu.
• Bàn ghế: Tùy thuộc vào loại hội nghị, bàn ghế có thể được sắp xếp theo kiểu lớp học, bàn tròn, chữ U, rạp hát,… 
• Trang trí: Băng rôn, backdrop, standee,… 
• Dụng cụ và tài liệu hỗ trợ: Bút viết, giấy ghi chú, tài liệu hội nghị,…

Bước 4: Tiến hành tổ chức hội nghị

Sau khi các công tác chuẩn bị đã hoàn tất, bước tiếp theo trong quy trình là tiến hành tổ chức hội nghị theo đúng agenda đã xây dựng trước đó. Trong suốt quá trình diễn ra hội nghị, đội ngũ tổ chức cần thực hiện kiểm soát chặt chẽ từng hoạt động diễn ra theo đúng timeline, đảm bảo hội nghị được diễn ra suôn sẻ và thành công

Bước 5: Tổng kết và đánh giá hiệu quả của hội nghị

Tổng kết và đánh giá hiệu quả là bước cuối cùng trong quy trình tổ chức hội nghị. Doanh nghiệp cần đối chiếu kết quả của hội nghị với các mục tiêu đã được đề ra ban đầu để đánh giá những hạng mục nào đã được thực hiện tốt và những hạng mục nào còn hạn chế. 

Đồng thời, doanh nghiệp nên thu thập ý kiến từ khách mời thông qua phiếu khảo sát để đánh giá mức độ hài lòng. Kết quả tổng kết sẽ là cơ sở để  doanh nghiệp có thể cải thiện và nâng cao chất lượng cho các sự kiện trong tương lai

Cần lưu ý điều gì khi tổ chức hội nghị

• Cần lập kế hoạch tổ chức hội nghị một cách chi tiết và cụ thể nhất, nên bắt đầu ít nhất 2 tháng trước khi diễn ra hội nghị. 
• Theo dõi và kiểm soát chặt chẽ tiến độ thực hiện các công việc. 
• Doanh nghiệp nên dự đoán trước trước các rủi ro có thể xảy ra, đề xuất giải pháp kịp thời và lập danh sách chi phí dự phòng để luôn sẵn sàng ứng phó với mọi tình huống bất ngờ.
• Cần tiến hành tổng kết và đánh giá toàn diện về hội nghị. Đây là bước quan trọng giúp rút ra những bài học kinh nghiệm, từ đó nâng cao chất lượng tổ chức cho các sự kiện trong tương lai.

Bài viết vừa rồi là toàn bộ những thông tin chi tiết về quy trình tổ chức hội nghị mà Will Event muốn chia sẻ đến bạn. Hy vọng rằng những kiến thức này sẽ giúp doanh nghiệp tổ chức một buổi hội nghị thành công tốt đẹp.

Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị tổ chức sự kiện trọn gói uy tín, chuyên nghiệp tại TP. Hồ Chí Minh, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Will Event để nhận được tư vấn và nhận báo giá!

Thông tin liên hệ chi tiết: