Báo giá chi phí tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới trọn gói

Hiện nay, tổ chức sự kiện đã trở thành một trong những cách quan trọng để quảng bá doanh nghiệp. Dù là ra mắt sản phẩm mới, ra mắt dự án lớn hay quảng bá hình ảnh thương hiệu mới, việc tổ chức sự kiện đều đóng một vai trò quan trọng.

Ở HCM, với chi phí đắt đỏ hàng đầu Việt Nam, bảng giá chi phí tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới dưới đây sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn, và có thể tiết kiệm 1 số hạng mục nhất định phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp bạn.

Sự kiện ra mắt sản phẩm mới là gì?

Sự kiện ra mắt sản phẩm hoặc thương hiệu mới là một hoạt động marketing quan trọng, nơi doanh nghiệp chính thức giới thiệu sản phẩm hoặc thương hiệu của mình ra thị trường hoặc đến nhóm đối tượng khách hàng mục tiêu.

Bạn có thể hình dung đây như buổi “chào sân” đầu tiên mà khách hàng sẽ có cơ hội chiêm ngưỡng, trải nghiệm trực tiếp sản phẩm hoặc dịch vụ mới.

Theo dữ liệu khách hàng của chúng tôi, đa phần tổ chức ra mắt sản phẩm mới đều là thương hiệu mỹ phẩm và sản phẩm công nghệ.

Ý nghĩa sự kiện ra mắt sản phẩm mới với doanh nghiệp

Ý nghĩa của sự kiện này không chỉ đơn giản là giới thiệu sản phẩm hoặc thương hiệu mà còn là cơ hội để doanh nghiệp:

• Xây dựng nhận diện thương hiệu: Sự kiện ra mắt là lúc để doanh nghiệp định hình hình ảnh của mình, từ màu sắc, phong cách, đến cách truyền đạt thông điệp. Một sự kiện ra mắt ấn tượng có thể giúp thương hiệu khắc sâu vào tâm trí khách hàng.
• Tạo độ tin cậy và uy tín: Việc tổ chức một sự kiện hoành tráng, bài bản sẽ khẳng định sự nghiêm túc và đầu tư của doanh nghiệp trong sản phẩm hay dịch vụ mới. Khách hàng có xu hướng tin tưởng hơn vào những thương hiệu xuất hiện với hình ảnh chuyên nghiệp và sáng tạo.
• Thu hút và kích thích nhu cầu của khách hàng: Một sự kiện ra mắt thành công thường khéo léo kích thích nhu cầu của khách hàng thông qua các trải nghiệm trực quan. Chẳng hạn, người tham dự có thể tận mắt nhìn thấy, thử nghiệm sản phẩm, cảm nhận về chất lượng, từ đó dễ dàng đưa ra quyết định mua hàng.

Quy trình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới chuẩn

Dưới đây là quy trình triển khai một sự kiện ra mắt chuyên nghiệp:

• Bước 1: Xác định mục tiêu sự kiện
• Bước 2: Nghiên cứu khán giả và thị trường
• Bước 3: Lên ý tưởng và concept cho sự kiện
• Bước 4: Lập kế hoạch chi tiết
• Bước 5: Truyền thông trước sự kiện
• Bước 6: Triển khai sự kiện
• Bước 7: Đánh giá và theo dõi sau sự kiện

Các loại hình tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Event Launch giới thiệu sản phẩm mới

Một sự kiện ra mắt sản phẩm, hay còn gọi là Event Launch, là dịp để thương hiệu “trình làng” một sản phẩm hoặc dịch vụ mới trước công chúng và giới truyền thông. Mục tiêu là tạo ấn tượng đầu tiên mạnh mẽ để thu hút sự chú ý và gây tò mò.

Đây là cơ hội để thương hiệu kể câu chuyện của mình một cách trực quan, sống động, làm nổi bật điểm khác biệt và giá trị độc đáo của sản phẩm, giúp khách hàng dễ dàng kết nối.

Tuy nhiên, tổ chức loại hình này sẽ cần chi phí rất cao và yêu cầu sự phức tạp về concept độc lạ, nhưng hiệu ứng của nó lại cực kỳ mạnh mẽ.

Tổ chức Roadshow quảng bá sản phẩm mới

Roadshow là chiến dịch quảng bá sản phẩm hoặc thương hiệu di động, đưa thương hiệu đến gần khách hàng tại các địa điểm công cộng đông người. Đây là hình thức quảng cáo “bắt gặp là nhớ”, khiến thương hiệu trở nên gần gũi và dễ nhớ hơn.

• Linh hoạt và dễ tiếp cận: Thường tổ chức trên các xe trang trí bắt mắt, roadshow có thể di chuyển khắp các khu phố, tạo cảm giác thương hiệu luôn “ở ngay trước mắt.”
• Tương tác trực tiếp: Tại mỗi điểm dừng, khách hàng có thể trải nghiệm sản phẩm, tham gia trò chơi, nhận quà tặng. Tương tác này giúp khách hàng nhớ lâu hơn, cảm thấy thương hiệu “thân thiện” hơn.
• Tăng cường nhận diện: Một đoàn roadshow đi qua trung tâm thành phố chắc chắn sẽ gây sự chú ý, kích thích trí tò mò và khuyến khích khách hàng tìm hiểu thêm.

Tuy nhiên, loại hình này lại khó kiểm soát, đặc biệt là thời gian. Bên cạnh đó, không có số liệu đánh giá mức độ hiệu quả cho chiến dịch Marketing sau này.

Tổ chức Activation ra mắt sản phẩm mới

Activation là chiến lược kích hoạt sự quan tâm của khách hàng dành cho thương hiệu thông qua trải nghiệm thực tế, giúp họ có cái nhìn rõ ràng và thực tế hơn về sản phẩm.

• Trải nghiệm sản phẩm chân thực: Đưa sản phẩm đến tận tay khách hàng, để họ thử và cảm nhận. Cách này hiệu quả hơn nhiều so với lời quảng cáo đơn thuần, vì khách hàng có cơ hội tự trải nghiệm và đánh giá.
• Tăng sự kết nối qua tương tác: Activation thường đi kèm các hoạt động thú vị như trò chơi, mini-game, hoặc quà tặng, tạo nên không khí vui vẻ, thân thiện, giúp thương hiệu “ghi điểm” trong lòng khách hàng.
• Thúc đẩy hành động mua: Activation không chỉ dừng lại ở việc tạo dựng cảm tình, mà còn khuyến khích mua hàng ngay tại chỗ với các ưu đãi “có một không hai.”

Tuy nhiên, loại hình này chỉ thích hợp với 1 số sản phẩm nhất định như đồ ăn, đồ uống, sữa…

Các loại chi phí tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm mới

Tối ưu chi phí tổ chức sự kiện là một “cơn đau đầu” của không ít doanh nghiệp khi muốn ra mắt sản phẩm mới mà vẫn muốn giữ chất lượng và hiệu quả truyền thông. Để giúp doanh nghiệp thoải mái “quyết định túi tiền”, Will Event xây dựng bảng giá minh bạch, chi tiết bên dưới. Điều này không chỉ giúp khách hàng dự trù rõ ràng mà còn dễ dàng so sánh các hạng mục, từ đó chọn lựa những dịch vụ “đáng đồng tiền bát gạo”.

Thực tế, giá tổ chức một sự kiện ra mắt sản phẩm không có công thức cố định – mọi thứ đều phụ thuộc vào quy mô, cách thức tổ chức, ý tưởng sáng tạo và ngân sách doanh nghiệp mong muốn đầu tư. Cũng như các dịch vụ tùy chỉnh, mỗi yếu tố từ số lượng khách mời, thiết bị, địa điểm, đến công nghệ trình chiếu đều ảnh hưởng đến chi phí.

Khi đã nắm rõ yêu cầu và ngân sách dự trù, Will Event cam kết xây dựng một báo giá “trúng phóc” nhu cầu của doanh nghiệp, đảm bảo từng chi phí được chi tiết rõ ràng. Điều này giúp khách hàng không chỉ kiểm soát tài chính hiệu quả mà còn tận hưởng một sự kiện “trên cả mong đợi”.

Chi phí thuê địa điểm tổ chức

Bước chọn địa điểm giống như đặt nền móng cho một “ngôi nhà sự kiện.” Địa điểm không chỉ là nơi diễn ra mà còn thể hiện độ chuyên nghiệp và đẳng cấp của thương hiệu. Tuy nhiên, để chọn được nơi “vừa túi tiền” mà vẫn xịn sò thì không dễ. Hãy điểm qua vài khoản “phải chi” mà doanh nghiệp cần cân nhắc:

• Chi phí đặt cọc địa điểm: Cọc sớm để “chắc suất” là điều nên làm, đặc biệt là khi địa điểm đẹp luôn có người đặt trước.
• Chi phí bảo hiểm sự kiện: Đây là khoản bắt buộc, để bảo đảm an toàn tối đa cho khách mời, đội ngũ, và tránh các sự cố bất ngờ.
• Chi phí thuê bãi đỗ xe: Nếu sự kiện lớn, bãi đỗ xe rộng rãi là điểm cộng lớn, giúp khách mời thấy thoải mái và không phải bận tâm về chỗ gửi xe.

Nhiều doanh nghiệp thích chọn trung tâm tổ chức sự kiện vì đây là cách thể hiện đẳng cấp và cũng giúp tối ưu hóa thời gian chuẩn bị. Trung tâm có đủ thiết bị và đội ngũ hỗ trợ, doanh nghiệp chỉ cần tập trung vào nội dung sự kiện. 

Dưới đây là báo giá của 5 trung tâm tổ chức sự kiện mà Will Event từng có cơ hội hợp tác, bạn có thể tham khảo nhé:

Tuy nhiên, nếu muốn tiết kiệm hơn, một số công ty chọn tận dụng ngay không gian văn phòng hoặc showroom của mình. Đây là cách vừa thân thiện với ngân sách mà vẫn tạo cảm giác gần gũi.

Chi phí trang thiết bị

Khi đã chốt xong địa điểm, bước tiếp theo chính là “lên đồ” cho sân khấu – phần nhìn của sự kiện ra mắt sản phẩm! Một sân khấu chỉnh chu, sáng tạo và mới mẻ sẽ để lại dấu ấn sâu sắc cho khách mời và đối tác. 

Bên cạnh đó, hệ thống âm thanh và ánh sáng chuyên nghiệp cũng là yếu tố quan trọng để đẩy cảm xúc, tạo sự bùng nổ tại sự kiện.

Trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, hạng mục âm thanh, ánh sáng, sân khấu, màn hình hiển thị… thường ngốn một khoản chi phí đáng kể, chiếm tầm 20% ngân sách.

Dưới đây là 1 số trang thiết bị cần thiết cho 1 sự kiện ra mắt sản phẩm chuyên nghiệp:

Lưu ý: Bảng giá trên là mức tham khảo và có thể thay đổi tùy vào nhà cung cấp, chất lượng thiết bị, và yêu cầu của từng sự kiện. Để có báo giá chi tiết và sát nhất, doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp với đơn vị tổ chức nhé.

Chi phí tiệc

Tổ chức tiệc chiêu đãi trong sự kiện ra mắt sản phẩm không chỉ đơn thuần là phục vụ ăn uống cho khách mời mà còn là cơ hội để tạo nên không gian kết nối, giúp doanh nghiệp ghi điểm với khách hàng và đối tác. 

Tuy nhiên, làm thế nào để có một buổi tiệc vừa “chất” mà chi phí vẫn tối ưu luôn là câu hỏi đau đầu cho các nhà tổ chức. Các hình thức tiệc phổ biến như tiệc trà, mini buffet, hoặc thậm chí tiệc tại nhà hàng được nhiều doanh nghiệp lựa chọn tùy theo quy mô và phong cách của sự kiện.

Ngày nay, kiểu tiệc mini buffet và trà chiều đang lên ngôi bởi sự tinh gọn, hiện đại, phù hợp với các sự kiện nhỏ gọn hoặc mang tính kết nối nhẹ nhàng. 

Tuy nhiên, đừng nhầm lẫn rằng những bữa tiệc “nhỏ mà có võ” này sẽ giúp tiết kiệm ngân sách. Giá thành cho một buổi tiệc ra trò tại sự kiện không hề rẻ. Chính vì thế, “nghiên cứu thị trường” kỹ lưỡng là điều doanh nghiệp cần làm – khảo sát và so sánh giá từ nhiều đơn vị cung cấp để chọn được đối tác có mức giá hợp lý mà chất lượng phục vụ vẫn xứng tầm.

Một điểm cộng của việc tổ chức tiệc là nó có thể được tùy chỉnh từ các món ăn, đồ uống đến dịch vụ phục vụ. Như vậy, doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh chi phí sao cho phù hợp với ngân sách mà vẫn đảm bảo yếu tố sang trọng và chuyên nghiệp của sự kiện.

Chi phí nhân sự

Chi phí nhân sự luôn là một trong những yếu tố đáng kể và không thể thiếu khi tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm. Không chỉ là khoản đầu tư cho con người, mà còn là đảm bảo sự kiện diễn ra mượt mà, chuyên nghiệp và để lại ấn tượng với khách mời.

Vị trí nhân sự	Giá tham khảo (VNĐ)
Kỹ thuật viên	5,000,000 – 20,000,000 (mỗi kỹ thuật viên)
Thiết kế sân khấu	10,000,000 – 50,000,000
Nhân viên hỗ trợ	500,000 – 1,000,000 (mỗi người/ ngày)
Dẫn chương trình	5,000,000 – 20,000,000 (tùy MC nổi tiếng hay không)
Nghệ sĩ biểu diễn	10,000,000 – 50,000,000 (mỗi tiết mục)
Photographer	5,000,000 – 15,000,000
Videographer	8,000,000 – 20,000,000
Nhân viên hậu cần, dọn dẹp	3,000,000 – 7,000,000

Lưu ý:

• Phí cuối tuần hoặc dịp lễ: Các chi phí trên có thể tăng từ 10-20% nếu sự kiện diễn ra vào cuối tuần hoặc các ngày lễ.
• Phụ phí đi lại: Đối với các sự kiện ngoài khu vực trung tâm thành phố, doanh nghiệp có thể phải chi trả thêm phí đi lại cho nhân sự.
• Tùy chọn gói thuê trọn gói: Nếu khách hàng chọn nhân sự trọn gói, sẽ bao gồm giảm giá khi thuê nhiều vị trí cùng lúc.

Chi phí truyền thông và quảng cáo

Chi phí truyền thông cho sự kiện ra mắt sản phẩm là một khoản đầu tư đáng giá, giúp tăng độ nhận diện và thu hút khách hàng.

Để tối ưu hóa, các doanh nghiệp có thể kết hợp giữa in ấn các vật phẩm trực quan như banner, standee và quảng bá online qua mạng xã hội, hợp tác với báo chí, hoặc hợp tác với KOLs để lan tỏa sự kiện. 

Một chiến lược truyền thông bài bản không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn nhắm đúng đối tượng, tạo hiệu ứng lan tỏa mạnh mẽ và xây dựng uy tín cho thương hiệu một cách chuyên nghiệp và bền vững.

Hạng mục	Mô tả	Đơn vị tính	Giá thành (VND)	Lưu ý
In danh thiếp/Name card	In trên giấy Couches	100 thiệp/hộp	30.000	In tối thiểu 5 hộp
Thiệp mời + phong bì	In trên giấy Couches, kích thước 100x300mm	Bộ	15.000
Tờ rơi, brochure	In trên giấy Couches	Tờ	Liên hệ
Standee	Standee chữ X, kích thước 0,8×1,8m	Cái	45.000
	Standee hộp, kích thước 0,8x2m	Cái	60.000
	Standee A3 để bàn, kích thước 0,3×0,4m	Cái	20.000
Backdrop	In bạt Hiflex	m2	500.000	Đã bao gồm khung sắt + chi phí lắp đặt, tháo dỡ
Quảng cáo Facebook + Google	Chạy theo ngân sách khách hàng	Gói	Liên hệ

Will Event – đơn vị tổ chức sự kiện ra mắt sản phẩm

Will Event tự hào là người bạn đồng hành tin cậy của hàng loạt doanh nghiệp ở TP.HCM và các tỉnh lân cận trong nhiều năm qua. Với kinh nghiệm thực tế trong tổ chức sự kiện, chúng tôi luôn nỗ lực mang đến những trải nghiệm đáng nhớ và đậm chất chuyên nghiệp cho từng sự kiện.

Đến với Will Event, doanh nghiệp không chỉ được cung cấp giải pháp tổ chức sự kiện bài bản mà còn được hỗ trợ từ A-Z, bao gồm:

• Kịch bản khoa học, chi tiết: Chúng tôi lên kế hoạch từng bước để sự kiện diễn ra suôn sẻ, đảm bảo các yếu tố quan trọng được tối ưu hóa.
• Giảm thiểu rủi ro: Chúng tôi hiểu rõ các thách thức khi tổ chức sự kiện và luôn có các phương án dự phòng nhằm giảm thiểu những rủi ro không mong muốn.
• Dịch vụ âm thanh, ánh sáng chất lượng cao: Với trang thiết bị hiện đại và đội ngũ kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm, chúng tôi cam kết âm thanh sống động, ánh sáng ấn tượng cho mọi sự kiện.
• MC chuyên nghiệp: Đội ngũ MC được đào tạo bài bản, phong thái tự tin, giúp truyền tải thông điệp và làm nổi bật ý nghĩa sự kiện.
• Dịch vụ trọn gói: Bạn không cần lo lắng về việc phải tìm kiếm nhiều nhà cung cấp khác nhau, vì Will Event đã có giải pháp toàn diện từ khâu ý tưởng, giấy phép đến thực hiện.
• Ưu đãi cho khách hàng mới: Để xây dựng uy tín và mối quan hệ bền vững, chúng tôi mang đến nhiều ưu đãi hấp dẫn cho những khách hàng lần đầu tiên hợp tác.

Với chúng tôi, thành công của bạn chính là ưu tiên hàng đầu. Will Event không chỉ là dịch vụ mà còn là cam kết mang lại giá trị vượt trội cho từng doanh nghiệp.