Tổ chức tiệc Gala Dinner: Chủ đề, kế hoạch và chi phí trọn gói

Gala Dinner là sự kiện quan trọng, thường được các doanh nghiệp, tổ chức sử dụng để kỷ niệm những cột mốc đáng nhớ, tri ân đối tác, khách hàng hoặc nhân viên. Đây không chỉ là một bữa tiệc đơn thuần mà còn là cơ hội để thể hiện văn hóa doanh nghiệp và xây dựng hình ảnh thương hiệu chuyên nghiệp. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách tổ chức một buổi tiệc Gala Dinner từ khâu chọn chủ đề, lên kế hoạch đến dự trù chi phí.

Gala Dinner là gì?

Gala Dinner là một bữa tiệc chính thức, thường được tổ chức vào buổi tối trong không gian sang trọng và trang nhã. Điểm đặc trưng của Gala Dinner là sự kết hợp giữa ẩm thực cao cấp, hoạt động giải trí hấp dẫn và không khí thân mật, lịch sự. Sự kiện này không chỉ tạo ra cơ hội giao lưu, gắn kết giữa các thành viên mà còn là dịp để doanh nghiệp khẳng định vị thế và giá trị thương hiệu. Một Gala Dinner thành công sẽ để lại ấn tượng sâu sắc trong lòng khách mời, qua đó nâng cao hình ảnh của tổ chức.

Các chủ đề tổ chức tiệc Gala Dinner phổ biến

Để buổi Gala Dinner trở nên ấn tượng và thu hút, việc lựa chọn chủ đề phù hợp đóng vai trò rất quan trọng. Một số chủ đề phổ biến bạn có thể tham khảo bao gồm:

Dạ hội khiêu vũ:

Chủ đề này mang đến sự thanh lịch và tinh tế, phù hợp với các sự kiện sang trọng. Khách mời có thể diện những bộ trang phục dạ hội đẹp mắt, tham gia khiêu vũ trong tiếng nhạc cổ điển du dương. Không gian sự kiện sẽ được trang trí lộng lẫy, tạo cảm giác như lạc vào một buổi tiệc quý tộc.

Thảm đỏ Oscar:

Đây là lựa chọn hoàn hảo để biến buổi Gala Dinner thành một sự kiện đẳng cấp. Khách mời sẽ cảm thấy như những ngôi sao khi bước trên thảm đỏ với ánh đèn flash rực rỡ, chụp ảnh lưu niệm và nhận những giải thưởng độc đáo. Chủ đề này không chỉ tạo không khí hào nhoáng mà còn để lại những khoảnh khắc đáng nhớ.

Bể bơi (Pool Party):

Nếu sự kiện diễn ra vào mùa hè, một bữa tiệc bên hồ bơi là gợi ý không thể bỏ qua. Không gian mở, âm nhạc sôi động, các món ăn nhẹ và đồ uống mát lạnh sẽ mang lại cảm giác thư giãn, trẻ trung. Đây cũng là dịp để mọi người thoải mái hơn khi tham gia các hoạt động vui chơi ngoài trời.

Liveshow âm nhạc:

Với chủ đề này, sự kiện sẽ trở nên sống động nhờ sự góp mặt của các ca sĩ, ban nhạc biểu diễn trực tiếp. Những tiết mục âm nhạc được chuẩn bị kỹ lưỡng sẽ làm tăng hứng khởi và tạo điểm nhấn cho chương trình.

Mẫu kế hoạch tổ chức Gala Dinner

Việc lập kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn đảm bảo sự kiện diễn ra thuận lợi và thành công. Dưới đây là một số mẫu kế hoạch tổ chức tiệc Gala Dinner phổ biến:

• Mẫu kế hoạch 1: 

Thời gian	Nội dung chương trình	Chi tiết thực hiện
17:30 – 18:30	Đón khách	Chào đón tại sảnh, phục vụ nước uống nhẹ, phát quà lưu niệm.
18:30 – 18:45	Khai mạc chương trình	MC giới thiệu, phát biểu của lãnh đạo.
18:45 – 19:15	Dùng tiệc chính	Phục vụ món ăn và đồ uống, âm nhạc nhẹ nhàng làm nền.
19:15 – 20:00	Chương trình biểu diễn nghệ thuật	Biểu diễn múa ballet hoặc nhạc cổ điển theo chủ đề.
20:00 – 20:30	Khiêu vũ giao lưu	Mời khách tham gia khiêu vũ, có hướng dẫn từ vũ công chuyên nghiệp.
20:30 – 21:00	Trò chơi hoặc rút thăm may mắn	Tạo không khí vui vẻ, tặng các phần quà giá trị.
21:00 – 21:30	Kết thúc – Chụp ảnh kỷ niệm	MC cảm ơn, chụp ảnh tập thể và tiễn khách.

• Mẫu kế hoạch 2: 

Thời gian	Nội dung chương trình	Chi tiết thực hiện
17:30 – 18:30	Đón khách – Chụp ảnh trên thảm đỏ	Set up khu vực thảm đỏ, có nhiếp ảnh gia chuyên nghiệp.
18:30 – 18:45	MC khai mạc – Video giới thiệu	Chiếu clip tổng kết thành tựu của công ty.
18:45 – 19:15	Dùng tiệc chính	Phục vụ món ăn 3 món theo phong cách fine dining.
19:15 – 19:45	Lễ trao giải “Oscar Doanh Nghiệp”	Tôn vinh các cá nhân/tập thể xuất sắc, trao kỷ niệm chương.
19:45 – 20:15	Biểu diễn nghệ thuật	Ca sĩ khách mời biểu diễn 2-3 tiết mục đặc sắc.
20:15 – 20:45	Giao lưu tự do	Không gian mở để khách mời trò chuyện, thưởng thức nhạc sống.
20:45 – 21:00	Tổng kết chương trình – Tặng quà	MC cảm ơn, trao quà lưu niệm và chụp ảnh.

• Mẫu kế hoạch 3: 

Thời gian	Nội dung chương trình	Chi tiết thực hiện
16:00 – 16:30	Đón khách	Phát khăn tắm, nước uống và các phụ kiện bơi.
16:30 – 17:30	Hoạt động team-building	Tổ chức các trò chơi vận động quanh khu vực hồ bơi.
17:30 – 18:00	Giải lao – Tiệc BBQ nhẹ	Phục vụ đồ nướng và cocktail, âm nhạc nền tropical.
18:00 – 18:30	Khai mạc chương trình	MC giới thiệu, phát biểu và công bố lý do sự kiện.
18:30 – 19:30	Trình diễn nhạc DJ	Mời DJ hoặc ban nhạc chơi nhạc sôi động, kích thích không khí.
19:30 – 20:00	Trò chơi trong nước	Thi bơi tiếp sức hoặc trò chơi có thưởng tại hồ bơi.
20:00 – 20:30	Rút thăm may mắn	MC trao các giải thưởng và quà tặng cho khách mời.
20:30 – 21:00	Tổng kết – Tạm biệt	Cảm ơn khách mời và phát quà lưu niệm.

Chi phí trọn gói tổ chức tiệc Gala Dinner

Chi phí tổ chức Gala Dinner thường được tính dựa trên quy mô, địa điểm và các yêu cầu cụ thể. Một số khoản mục chi phí chính bao gồm:

Chi phí thuê địa điểm:

Đây là yếu tố quan trọng cần được cân nhắc đầu tiên. Địa điểm phải phù hợp với chủ đề sự kiện và số lượng khách mời. Những địa điểm sang trọng như khách sạn 5 sao sẽ có chi phí cao hơn nhưng bù lại mang đến sự chuyên nghiệp.

Loại địa điểm	Mô tả	Chi phí ước tính
Tổ chức tại khách sạn	Phù hợp với các khách sạn hạng trung và cao cấp.	500.000 – 1.500.000 VNĐ/người (hạng trung)
		1.000.000 – 5.000.000 VNĐ/người (hạng cao cấp)
Tổ chức tại khu resort, ngoài trời	Phụ thuộc vào dịch vụ, vị trí khu du lịch, và mức độ cao cấp của resort.	1.000.000 – 3.000.000 VNĐ/người (hạng trung)
		3.000.000 – 10.000.000 VNĐ/người (hạng cao cấp)
Tổ chức tiệc ngoài trời tại bãi biển	Chi phí bao gồm các dịch vụ đi kèm, phù hợp với sự kiện lớn tại khu vực ven biển.	1.500.000 – 10.000.000 VNĐ/người
Tổ chức tại nhà hàng	Phù hợp với các sự kiện nhỏ và vừa, có mức giá hợp lý nhất trong các lựa chọn địa điểm.	300.000 – 2.000.000 VNĐ/người

Chi phí thuê thiết bị:

Hệ thống âm thanh, ánh sáng và các thiết bị trang trí là phần không thể thiếu để tạo nên không gian ấn tượng. Bạn nên lựa chọn những đơn vị cung cấp thiết bị uy tín để đảm bảo 

Số lượng khách	Chi tiết gói	Giá
100 – 200 khách	– Gồm 06 loa sân khấu RCF Italia+ 02 Loa Sub đơn Bass 50 RCF 8006 AS+ 04 Loa Full Array HDL30A– 02 Micro không dây chuyên nghiệp– 01 Mixer 8 lines -12 lines.– 01 Crown XTI 4000 amplifier– 02 công suất 5000w và 7500w– Kỹ thuật âm thanh lắp đặt và điều chỉnh thiết bị loa đài– Hệ thống dây giắc tín hiệu Italia	15.000.000 – 20.000.000đ/bộ
200 – 300 khách	– Gồm 06 loa sân khấu RCF+ 02 Loa Sub đôi RCF 9006 AS+ 04 Loa Full RCF Array HDL30A– 06 micro không dây– 02 cục đẩy 5000W– 01 mixer 12 lines– 01 bộ lọc tín hiệu + bộ chia tín hiệu + bộ điều khiển tín hiệu trung tâm– 01 đầu đọc đĩa + cổng, cáp kết nối máy tính– Cáp tín hiệu đồng bộ, dây nguồn điện– Hệ thống dây giắc tín hiệu Italia– 01 đèn cầu xoay đủ màu– 02 cột đèn chữ T, cao 3m + 1 bàn mixer điều khiển ánh sáng– 08 đèn led 54 bóng siêu sáng	20.000.000 – 25.000.000đ/bộ
200 – 400 khách	– Gồm 08 loa sân khấu RCF+ 02 Loa Sub kép Bass 50 RCF 9006+ 04 Loa Array RCF HDL30A+ 02 Loa Monito kiểm tra SK 715A– 03 công suất 5000 w– 06 Micro không dây chuyên nghiệp– 01 Soundcraft Mixer 12 lines– 02 Crown XTI 6000 amplifier– 01 Hệ thống xử lý tín hiệu equalizer / crossover– Kỹ thuật âm thanh lắp đặt và điều chỉnh thiết bị loa đài– Hệ thống dây giắc tín hiệu Italia– 01 máy khói– 02 đèn hắt sáng sân khấu– 02 đèn cầu xoay đủ màu– 10 đèn led 54 bóng siêu sáng– 02 cột đèn chữ T, cao 3m– 01 bàn mixer điều khiển ánh sáng.	25.000.000 – 35.000.000đ/bộ
300 – 500 khách	– Gồm 10 loa sân khấu RCF chính hãng Italia+ 06 Loa RCF 800 – 1000w+ 02 loa RCF monito (loa kiểm tra quay vào sân khấu)+ 02 sub bass đơn RCF cs 1400w+ 04 công suất 5000 w– 06 Micro không dây chuyên nghiệp– 01 Soundcraft Mixer 24 lines chuyên nghiệp– 02 Crown XTI 6000 amplifier– 01 Hệ thống xử lý tín hiệu equalizer / crossover– Kĩ thuật âm thanh lắp đặt và điều chỉnh thiết bị loa đài– Hệ thống dây giắc tín hiệu Italia– 01 Đèn chớp 1000w/ par đủ màu– 01 Máy tạo khói– 02 đèn cầu xoay đủ màu– 10 đèn led 54 bóng siêu sáng– 02 Đèn beam 230– 02 cột đèn chữ T, cao 3m– 01 Bàn mixer dmx 192 điều khiển ánh sáng	35.000.000 – 55.000.000đ/bộ

Chi phí nhân sự:

Tùy vào quy mô sự kiện, bạn cần đội ngũ phục vụ chuyên nghiệp, MC dẫn chương trình và nhân viên hỗ trợ hậu cần. Đây là khoản chi cần đầu tư để đảm bảo sự kiện diễn ra suôn sẻ.

Loại nhân sự	Mô tả	Chi phí ước tính
Nhân viên tổ chức sự kiện	Tùy thuộc vào quy mô sự kiện, thực hiện các công việc hậu cần và điều hành chương trình.	3.500.000 – 10.500.000 VNĐ/người
Nhân viên phục vụ	Chuyên phục vụ thức ăn, đồ uống, chăm sóc khách mời, thường thuê theo tiệc lớn.	3.500.000 – 8.500.000 VNĐ/tiệc
Nhân viên âm thanh – ánh sáng	Đảm nhận việc lắp đặt, vận hành hệ thống âm thanh, ánh sáng chuyên nghiệp.	3.500.000 – 10.500.000 VNĐ/người
MC (Người dẫn chương trình)	MC chuyên nghiệp điều phối chương trình, chi phí tùy thuộc vào mức độ nổi tiếng và kinh nghiệm.	3.500.000 – 20.500.000 VNĐ/tiệc
Vũ đoàn (nhóm biểu diễn)	Số lượng thành viên, chuyên môn và thời gian biểu diễn quyết định chi phí.	5.500.000 – 50.500.000 VNĐ/tiệc

Lưu ý khi triển khai chương trình Gala Dinner

Khi tổ chức tiệc Gala Dinner, bạn cần lưu ý một số điểm quan trọng để sự kiện diễn ra thành công:

Xác định mục tiêu rõ ràng: Hiểu rõ mục tiêu giúp bạn xây dựng kế hoạch phù hợp và hiệu quả. Đó có thể là tri ân khách hàng, gắn kết đội ngũ nhân viên hay quảng bá thương hiệu.

Lựa chọn đối tác tổ chức uy tín: Các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ hỗ trợ bạn từ khâu lên ý tưởng, thực hiện đến giải quyết các vấn đề phát sinh.

Dự phòng các tình huống bất ngờ: Bạn nên chuẩn bị phương án dự phòng cho các vấn đề như thời tiết, kỹ thuật hoặc thay đổi lịch trình để đảm bảo chương trình không bị gián đoạn.

Will Event – Lựa chọn số 1 tổ chức tiệc gala dinner

Tổ chức một buổi Gala Dinner không chỉ đơn thuần là một bữa tiệc tối sang trọng mà còn là cơ hội để doanh nghiệp khẳng định thương hiệu, gắn kết nội bộ và tri ân khách hàng, đối tác. Thấu hiểu điều này, Will Event luôn đồng hành cùng khách hàng để biến những ý tưởng ấn tượng thành hiện thực. Với hơn 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, chúng tôi tự hào mang đến những buổi tiệc Gala Dinner được thiết kế độc đáo, chuyên nghiệp và mang đậm dấu ấn riêng biệt. Tại Will Event, chúng tôi cung cấp dịch vụ trọn gói từ khâu lập kế hoạch, chọn địa điểm, trang trí, âm thanh ánh sáng, đến cung cấp nhân sự và điều hành chương trình.