Quy định pháp luật về tổ chức sự kiện? Các giấy phép cần có

Việc hiểu rõ quy định về tổ chức sự kiện và tuân thủ các yêu cầu pháp lý là yếu tố then chốt để đảm bảo sự kiện diễn ra thành công và đúng luật. Tuy nhiên, không phải ai cũng nắm rõ thủ tục cụ thể. Do đó bài viết này sẽ chia sẻ các quy định của pháp luật về tổ chức sự kiện cùng các giấy phép cần có.

Giấy phép tổ chức sự kiện là gì?

Giấy phép tổ chức sự kiện là cơ sở pháp lý, đảm bảo chương trình diễn ra hợp pháp. Theo đó, doanh nghiệp cần xin giấy phép từ cơ quan chức năng có thẩm quyền trước khi tổ chức chương trình. Trong trường hợp sự kiện không được cấp phép nhưng vẫn tổ chức sẽ bị xử phạt theo quy định của pháp luật. 

Tại sao cần phải xin giấy phép khi tổ chức sự kiện?

Giấy phép tổ chức sự kiện là điều bắt buộc mà mỗi cá nhân, doanh nghiệp cần phải thực hiện trước khi tổ chức sự kiện.Khi đăng ký giấy phép tổ chức sự kiện, doanh nghiệp sẽ nhận được sự bảo hộ của pháp luật. Bất kì hành động quấy rối, phá hoại và ăn cắp bản quyền đều sẽ được xử lý nhanh chóng và hiệu quả.

Các loại sự kiện phải xin giấy phép tổ chức

Theo quy định của pháp luật hiện nay, hầu hết các sự kiện, chương trình đều phải xin giấy phép của cơ quan có thẩm quyền. Tùy thuộc vào mỗi loại sự kiện, chương trình thì sẽ yêu cầu các giấy phép khác nhau.

• Những sự kiện cần phải xin giấy phép: sự kiện họp báo, sự kiện ra mắt sản phẩm mới, cuộc thi sắc đẹp, chương trình ca nhạc, các show diễn thời trang,…

• Đối với những sự kiện cá nhân nhỏ thì không cần phải xin giấy phép: tiệc sinh nhật, liên hoan, tiệc thôi nôi, gala dinner, team building,…

Cơ quan cấp phép tổ chức sự kiện

Tùy vào tính chất và loại sự kiện cụ thể mà cá nhân, doanh nghiệp cần đến cơ quan có thẩm quyền phù hợp để xin giấy phép.

• Đối với những hội nghị, hội thảo quốc tế cấp cao có sự tham dự của người đứng đầu, quan chức cấp cao của các quốc gia, hoặc tổ chức quốc tế thì Thủ tướng Chính phủ là người đưa ra quyết định cho phép tổ chức.
• Đối với những sự kiện có quy mô tổ chức từ 2 tỉnh/thành phố trở lên, mang tính chất thuộc Bộ và các cơ quan ngang Bộ thì Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch (Cục Nghệ thuật biểu diễn), Bộ Công thương hoặc Bộ Thông tin và truyền thông,… sẽ cấp giấy phép cho các sự kiện.
• Đối với những sự kiện không có yếu tố nước ngoài, thường sẽ là Sở Văn hóa và Thể thao ở tỉnh/thành phố nơi tổ chức sự kiện cấp phép.

Trình tự thực hiện xin giấy phép tổ chức sự kiện

Bước 1: Tìm hiểu và chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ theo quy định pháp luật và phù hợp với từng loại sự kiện cụ thể.

Bước 2: Nộp hồ sơ lên cơ quan có thẩm quyền.

Bạn có thể lựa chọn 1 trong 3 phương thức sau:

• Nộp trực tiếp tại cơ quan có thẩm quyền.
• Nộp qua đường bưu điện (tùy từng cơ quan có thể áp dụng thực hiện phương thức này).
• Nộp qua internet (tùy từng cơ quan có thể áp dụng thực hiện phương thức này).

Bước 3: Cơ quan có thẩm quyền xem xét và thẩm định nội dung hồ sơ.

Bước 4: Nhận kết quả nộp hồ sơ xin cấp giấy phép tổ chức sự kiện.

• Đến ngày hẹn trả kết quả thủ tục hành chính, các bạn sẽ lên cơ quan có thẩm quyền để nhận kết quả là Giấy phép tổ chức sự kiện.
• Trường hợp hồ sơ không hợp lệ hoặc không đủ điều kiện cấp phép, cơ quan có thẩm quyền sẽ ra thông báo bằng văn bản đến người nộp hồ sơ.

Hồ sơ xin cấp phép tổ chức sự kiện

Dưới đây là một số giấy tờ cần thiết khi đi xin cấp phép tổ chức sự kiện:

• Đơn đề xin giấy phép tổ chức sự kiện.
• 02 Bản sao chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh của doanh nghiệp và công ty tổ chức sự kiện.
• Kịch bản sự kiện, chương trình (bản sao có đóng dấu treo của doanh nghiệp).
• Hợp đồng và giấy ủy quyền của doanh nghiệp và công ty tổ chức sự kiện (nếu có).
• Hợp đồng thuê địa điểm tổ chức sự kiện, chương trình do đơn vị tổ chức sự kiện soạn thảo, số lượng ít nhất là 04 bản (01 bản nộp lên Cục Tác quyền, 01 bản nộp Sở Văn hóa Thể thao và Du lịch, 01 bản bên thuê địa điểm giữ, 01 bản doanh nghiệp giữ).
• Một số tài liệu khác tùy vào loại hình sự kiện, chương trình, hội họp, buổi biểu diễn,…

Những lưu ý cần biết khi xin giấy phép tổ chức sự kiện

Cá nhân, tổ chức sẽ phải nộp hồ sơ xin giấy phép tổ chức sự kiện trước ít nhất 10 ngày diễn ra sự kiện. Đối với buổi trình diễn thời trang, cuộc thi sắc đẹp,… các sự kiện, chương trình mà cơ quan nhà nước cần duyệt phác thảo, đơn vị tổ chức cần nộp hồ sơ trước ít nhất 30 ngày.

Tùy thuộc vào hồ sơ xin cấp phép, các cơ quan thẩm quyền cần có thời gian xem xét và phê duyệt hồ sơ, chưa kể các ngày nghỉ, lễ nên cần tim hiểu kỹ càng để dự tính thời gian nộp và nhận giấy phép cho chính xác.

Bên cạnh đó, các thông tin kê khai trong hồ sơ cấp phép cần phải rõ ràng, trung thực và chính xác.

Trên đây là một số quy định về tổ chức sự kiện, hy vọng kiến thức này sẽ giúp quý khách hàng biết được quy trình tổ chức sự kiện một cách hợp pháp, tránh những trục trặc không đáng có ảnh hưởng tới việc tổ chức sự kiện của khách hàng.