Quy trình tổ chức tiệc tất niên (Year End Party) trọn gói

Tiệc tất niên không chỉ là một sự kiện thường niên, mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng và củng cố văn hóa doanh nghiệp. Đây là dịp để công ty nhìn lại, tổng kết những thành quả đã đạt được, tri ân sự đóng góp của nhân viên và khơi dậy sự gắn kết trong tập thể.

Một buổi tiệc tất niên được tổ chức bài bản không chỉ mang ý nghĩa đánh dấu sự kết thúc một năm, mà còn mở ra những định hướng mới cho chặng đường phía trước.

Nếu bạn đang xây dựng kế hoạch tiệc cuối năm cho công ty, thì với kinh nghiệm của Will Event, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn lên quy trình tổ chức tiệc tất niên trọn gói chuẩn trong bài viết dưới đây.

Tầm quan trọng của việc lên quy trình tổ chức tiệc tất niên (Year end party)

Một quy trình được lên kế hoạch bài bản sẽ giúp bạn:

• Đảm bảo tính logic và hiệu quả trong sự kiện: Một kế hoạch cụ thể và rõ ràng giúp bạn hình dung toàn bộ quy trình tổ chức, từ việc chọn địa điểm, xác định ngân sách, đến lập danh sách khách mời và phân bổ công việc. Điều này không chỉ giúp sự kiện diễn ra suôn sẻ mà còn giảm thiểu các rủi ro không mong muốn.
• Thể hiện sự chuyên nghiệp của doanh nghiệp: Một buổi tiệc được tổ chức chu đáo phản ánh sự chuyên nghiệp trong phong cách quản lý của công ty. Điều này không chỉ gây ấn tượng với nhân viên mà còn xây dựng hình ảnh tích cực trong mắt đối tác và khách mời tham dự.
• Khơi dậy tinh thần đoàn kết: Tiệc tất niên là cơ hội để gắn kết các thành viên trong công ty, giúp họ cảm thấy được trân trọng và công nhận. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao tinh thần làm việc và sự hài lòng của nhân viên.

Quy trình tổ chức tiệc tất niên (YEP) cần chuẩn bị gì?

Khảo sát ý kiến nhân viên

Trước khi bắt đầu lên kế hoạch cho tiệc tất niên, doanh nghiệp nên thực hiện một cuộc khảo sát nhỏ nhằm thu thập ý kiến của nhân viên về ý tưởng, hình thức tổ chức và những mong đợi cụ thể. Cuộc khảo sát này không chỉ giúp định hướng rõ ràng mà còn tạo sự đồng thuận từ nội bộ, giúp tăng tính gắn kết và tinh thần tham gia.

Các yếu tố có thể khảo sát:

• Địa điểm mong muốn (tại văn phòng, nhà hàng hay khu vực ngoài trời).
• Chủ đề yêu thích (truyền thống, hiện đại, hoá trang, v.v.).
• Hoạt động bổ sung: trò chơi, vinh danh, trao thưởng.
• Yêu cầu đặc biệt về ẩm thực hoặc hạn chế cá nhân.

Lên ý tưởng tổ chức tiệc Tất niên

Mỗi năm, doanh nghiệp tổ chức hàng loạt sự kiện, và tiệc tất niên thường được kỳ vọng là điểm nhấn để kết thúc năm cũ và mở ra một khởi đầu mới. Tuy nhiên, nếu thiếu sự mới mẻ, buổi tiệc sẽ khó tạo được sức hút và cảm giác háo hức từ nhân viên, đối tác hay khách mời. 

Vì vậy, bước đầu tiên và quan trọng nhất chính là lên ý tưởng tổ chức một buổi tiệc tất niên thật độc đáo và sáng tạo. Đây chính là “xương sống” để triển khai các công đoạn tiếp theo như thiết kế thiệp mời, trang trí không gian, sân khấu và thực đơn.

Một số ý tưởng độc lạ bạn có thể áp dụng:

• Chuyến hành trình khám phá văn hóa: Tổ chức tiệc tất niên theo phong cách đa văn hóa, nơi mỗi khu vực đại diện các món ăn đặc trưng, trang phục truyền thống và các hoạt động giải trí như múa dân gian, biểu diễn nhạc cụ truyền thống.
• Đêm tiệc “Vũ hội ánh sáng”: Lấy cảm hứng từ các sự kiện âm nhạc EDM, không gian buổi tiệc được trang trí với đèn LED, hiệu ứng ánh sáng rực rỡ, và âm nhạc sôi động. Thêm vào đó, có thể tổ chức cuộc thi nhảy hoặc sân khấu cho các nhân viên thể hiện tài năng âm nhạc, nhảy múa.
• Buổi tiệc “Retro hoài niệm”: Tái hiện phong cách thập niên 80-90 với không gian trang trí, âm nhạc, trang phục và thực đơn đậm chất cổ điển. Nhân viên có thể tham gia các trò chơi dân gian hoặc sử dụng các món đồ cổ làm đạo cụ chụp ảnh, tạo nên sự kết nối qua những kỷ niệm thời xưa.
• Team-building ngay tại buổi tiệc: Kết hợp tiệc tất niên với các hoạt động team-building. Sắp xếp các trạm thử thách vui nhộn như trò chơi trí tuệ, vượt chướng ngại vật hoặc giải mật thư. Những hoạt động này không chỉ tạo sự tương tác mà còn tăng cường tinh thần đội nhóm trước khi cùng nhau tận hưởng bữa tiệc chính.

Một vài lưu ý để bạn triển khai ý tưởng phù hợp cho buổi tiệc:

• Tính thương hiệu: Mọi yếu tố từ trang trí, thiệp mời, chương trình đến dress code cần gắn liền với bộ nhận diện thương hiệu. Điều này giúp buổi tiệc không chỉ là dịp giải trí mà còn thể hiện nét đặc trưng và giá trị của doanh nghiệp.
• Tính gắn kết: Nội dung chương trình cần khơi dậy tinh thần đồng đội, kết nối nhân viên, đối tác và khách mời.
• Ngân sách hợp lý: Dù sáng tạo đến đâu, ý tưởng cần được triển khai phù hợp với nguồn lực tài chính để đảm bảo tính khả thi và hiệu quả.

Với những ý tưởng và lưu ý trên, buổi tiệc tất niên sẽ không chỉ là sự kiện tổng kết mà còn là cơ hội để doanh nghiệp khẳng định dấu ấn, kết nối sâu sắc với nhân viên và đối tác, tạo tiền đề cho những thành công bứt phá trong năm mới.

Xác định đối tượng, lên danh sách khách mời

Xác định đối tượng khách mời

Số lượng và loại hình khách mời ảnh hưởng trực tiếp đến toàn bộ kế hoạch tổ chức, từ việc chọn địa điểm, bố trí không gian đến dự trù kinh phí. Doanh nghiệp cần xác định rõ:

• Phạm vi khách mời: Chỉ nhân viên nội bộ hay mở rộng đến gia đình, khách hàng, đối tác, cơ quan truyền thông.
• Phân loại khách mời:
  • Khách VIP: Ban lãnh đạo, đối tác chiến lược.
  • Nhân viên và gia đình: Thành phần chính tạo nên không khí gắn kết.
  • Khách mời bất ngờ: Người nổi tiếng, cựu nhân viên, hoặc các nhân vật tạo điểm nhấn.
  • Truyền thông: Nếu muốn tăng hiệu quả quảng bá.

Quy trình lập danh sách khách mời

Việc lập danh sách khách mời cần có hệ thống rõ ràng, đảm bảo tính chính xác và hiệu quả.

Bước 1: Thống nhất cơ cấu khách mời

Doanh nghiệp cần họp bàn để xác định số lượng cụ thể và cơ cấu từng nhóm khách mời, đảm bảo cân đối với ngân sách và mục tiêu chương trình.

Bước 2: Phân loại và lập danh sách

• Danh sách từng nhóm khách mời nên bao gồm: họ tên, chức danh, đơn vị công tác, thông tin liên lạc (email, số điện thoại).
• Đặc biệt lưu ý yêu cầu cá nhân như tuổi tác, nhu cầu ẩm thực, và các yếu tố liên quan.

Bước 3: Gửi thư mời và xác nhận tham dự

Thư mời cần được thiết kế chuyên nghiệp, mang dấu ấn thương hiệu doanh nghiệp, và gửi trước ít nhất 1 tuần. Sử dụng hệ thống RSVP để khách mời dễ dàng xác nhận tham dự, giúp doanh nghiệp quản lý số lượng hiệu quả.

Lưu ý khi kiểm soát danh sách

• Đảm bảo chỉ khách có tên trong danh sách hoặc thư mời mới được tham gia để tránh vượt quá giới hạn về không gian, kinh phí.
• Cập nhật danh sách khách mời thường xuyên, đặc biệt nếu có thêm sự thay đổi từ phía đối tác hoặc nhân viên.
• Chuẩn bị sẵn các biện pháp hỗ trợ tại sự kiện như bàn đón tiếp và xác minh thông tin nhanh gọn.

Tìm kiếm không gian, thống nhất thời gian tổ chức

Tìm kiếm không gian tổ chức

Không gian tổ chức là yếu tố quan trọng quyết định trải nghiệm của khách tham dự và thành công của buổi tiệc. Việc lựa chọn địa điểm tất niên cần dựa trên các tiêu chí sau:

• Quy mô khách mời: Ước lượng chính xác số lượng khách tham dự để chọn không gian phù hợp, tránh quá chật chội hoặc quá rộng.
• Địa điểm dễ tiếp cận: Ưu tiên các khu vực trung tâm, dễ di chuyển, có chỗ đậu xe rộng rãi.
• Tiện ích tại địa điểm:
  • Có sẵn hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình chiếu, bàn ghế.
  • Cung cấp dịch vụ ăn uống hoặc cho phép đặt dịch vụ bên ngoài.
• Phong cách phù hợp:
  • Địa điểm ngoài trời: Hồ bơi, sân vườn, khu du lịch sinh thái.
  • Phòng hội nghị: Phù hợp với các tiệc trang trọng.
  • Nhà hàng, khách sạn: Kết hợp phục vụ ăn uống và không gian tổ chức.
  • Không gian sáng tạo: Studio, rooftop với trang trí độc đáo.

Thống nhất thời gian tổ chức

Thời gian tổ chức tiệc tất niên cần được xác định sớm để đảm bảo sự tham gia đầy đủ và tạo điều kiện cho các khâu chuẩn bị:

• Xác định thời điểm hợp lý:
  • Thường được tổ chức vào cuối tháng 12 hoặc đầu tháng 1.
  • Tránh trùng với các ngày lễ lớn hoặc lịch trình bận rộn của công ty.
• Khảo sát lịch trình của nhân viên:
  • Tạo bảng khảo sát nhanh để chọn ngày phù hợp với đa số.
  • Đối với công ty lớn, nên chia thời gian theo nhóm phòng ban hoặc khu vực.
• Xác định thời gian cụ thể:
  • Tiệc buổi tối: Thường bắt đầu từ 18:00 – 21:00.
  • Tiệc ban ngày: Phù hợp với hoạt động ngoài trời hoặc chương trình team-building.

Các bước triển khai

• Liên hệ và đặt chỗ sớm: Sau khi thống nhất thời gian, cần đặt địa điểm ít nhất 1 tháng trước ngày tổ chức để tránh tình trạng kín lịch vào mùa cao điểm.
• Thỏa thuận chi tiết với địa điểm:
  • Kiểm tra hợp đồng và các dịch vụ kèm theo.
  • Đảm bảo có phương án dự phòng cho thời tiết hoặc thay đổi kế hoạch bất ngờ.
• Thông báo chính thức:
  • Gửi thư mời hoặc thông báo qua email, kèm chi tiết về thời gian, địa điểm và quy định tham dự.

Chuẩn bị các tiết mục, hoạt động trong tiệc Tất niên

Đây là thời điểm để tất cả nhân viên, đối tác có thể cùng hòa mình vào không khí vui vẻ, cởi mở và sáng tạo. Một số hoạt động phổ biến bao gồm:

• Ca múa nhạc hoặc kịch:
  • Các tiết mục “cây nhà lá vườn” do nhân viên công ty chuẩn bị, giúp gắn kết đội ngũ.
  • Mời ca sĩ, nghệ sĩ biểu diễn chuyên nghiệp để khuấy động không khí (lưu ý nên liên hệ ít nhất 1-2 tháng để tối ưu chi phí).

• Xiếc hoặc ảo thuật: Những màn trình diễn độc đáo giúp chương trình thêm đa sắc màu và bất ngờ.
• Tiết mục “Key Moment”: Đây là cao trào của chương trình, nơi doanh nghiệp có thể tạo ra những khoảnh khắc đáng nhớ:
  • Trình chiếu video tổng kết hành trình một năm với hình ảnh nhân viên, dự án nổi bật.
  • Màn bắn pháo sáng mini hoặc hiệu ứng ánh sáng kết hợp với lời phát biểu ý nghĩa từ ban lãnh đạo.

Chuẩn bị bàn tiệc thịnh soạn

Thực đơn tiệc tất niên nên đa dạng, cân bằng giữa các món khai vị, món chính và tráng miệng, đồng thời đáp ứng khẩu vị của đa dạng đối tượng khách mời.

Một thực đơn tiêu chuẩn gồm:

• Khai vị: Gỏi cuốn, salad, soup kem, hoặc chả giò để mở màn nhẹ nhàng.
• Món chính: Thịt nướng, hải sản, lẩu hoặc các món ăn đặc trưng vùng miền. Đặc biệt, lồng ghép những món biểu trưng cho sự may mắn như cá (phát tài), gà (đại cát).
• Tráng miệng: Trái cây theo mùa, bánh ngọt hoặc chè nóng để cân bằng vị giác.

Thiết kế và trang trí sân khấu tiệc tất niên

Sân khấu tiệc tất niên không chỉ là nơi diễn ra các hoạt động chính, mà còn là “spotlight” tạo ấn tượng mạnh mẽ trong lòng khách mời. Thiết kế và trang trí sân khấu cần đảm bảo sự kết hợp hài hòa giữa yếu tố thẩm mỹ và công năng, đồng thời phản ánh được tinh thần của buổi tiệc. 

Sân khấu không cần phải quá cầu kỳ nhưng phải “bắt vibe” với chủ đề sự kiện, từ màu sắc đến bố cục. Một concept rõ ràng sẽ quyết định toàn bộ thiết kế, giúp gắn kết các yếu tố trang trí với nhau.

Backdrop là yếu tố then chốt, đóng vai trò khung nền chính cho các tiết mục hoặc tùy thuộc vào ngân sách và thông điệp sự kiện, bạn có thể chọn từ màn hình LED sống động.

Chuẩn bị quà tặng cho nhân viên và khách hàng

Quà tặng tất niên không chỉ đơn thuần là vật phẩm, mà còn là cách doanh nghiệp gửi gắm sự trân trọng và lời cảm ơn chân thành đến những người đã đồng hành trong suốt một năm.

Trước tiên, hãy đặt ra ngân sách cụ thể và phân bổ hợp lý cho từng nhóm đối tượng:

• Khách hàng quan trọng: Dành ngân sách cao hơn để chọn những món quà cao cấp như rượu ngoại, hộp quà sang trọng hoặc các vật phẩm cá nhân hóa.
• Nhân viên xuất sắc: Các món quà như kỷ niệm chương, voucher nghỉ dưỡng hoặc thiết bị công nghệ nhỏ gọn thường rất được yêu thích.
• Toàn bộ nhân viên: Nên ưu tiên những món quà mang tính đồng bộ, giá trị tinh thần cao như bộ lịch độc quyền, hộp quà Tết hoặc lì xì kèm lời chúc.

Kịch bản tổ chức tiệc tất niên (Year end party) hoàn chỉnh từ A-Z

Dưới đây là 1 kịch bản Will Event vừa xây dựng cho khách hàng 1 công ty quy mô vừa và nhỏ với khoảng 30 người. 

• Thời gian: 18h00, Thứ Bảy, ngày 18/1/2025
• Địa điểm: Nhà hàng Hương Lúa Signature (11 Tú Xương, Quận 3, TP. Hồ Chí Minh)
• Dress code: Trang phục dạ hội sang trọng

18:00 – 18:30: Đón khách và chụp ảnh lưu niệm

• Không gian được trang trí theo phong cách Prom Night, với backdrop lung linh và ánh đèn vàng ấm áp.
• Khách mời tham gia check-in, chụp ảnh tại photo booth thiết kế riêng mang dấu ấn thương hiệu công ty.
• MC chào đón khách, tạo không khí vui tươi bằng các câu hỏi giao lưu nhẹ nhàng.

18:30 – 18:40: Vũ điệu khai mạc

• Tiết mục Flashmob hoặc khiêu vũ dạ hội mở màn, hòa quyện giữa ánh sáng và âm nhạc, khơi dậy cảm xúc và tạo sự mong chờ cho đêm tiệc.
• MC chính thức tuyên bố khai mạc bữa tiệc và giới thiệu các phần chính của chương trình.

18:40 – 19:00: Bài phát biểu lãnh đạo

• Đại diện Ban lãnh đạo phát biểu chào mừng, điểm lại hành trình một năm đầy dấu ấn và gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể nhân viên.
• Lời chia sẻ khép lại bằng những thông điệp truyền cảm hứng, hướng đến mục tiêu mới trong năm 2025.

19:00 – 19:30: Buổi trao giải

• Trao giải thưởng nhân viên xuất sắc, vinh danh các cá nhân và tập thể có đóng góp nổi bật.
• Mỗi phần trao giải đi kèm clip ngắn ghi lại hành trình nỗ lực của từng người nhận.
• Khách mời cổ vũ sôi động, tạo cảm giác tự hào và gắn kết.

19:30 – 20:30: Biểu diễn nghệ thuật và trò chơi tương tác

• Tiết mục ca múa nhạc chủ đề Prom Night, do nhân viên công ty và nghệ sĩ khách mời biểu diễn.
• Xen kẽ là các trò chơi tương tác như:
  • Bốc thăm trúng thưởng: Với các giải thưởng hấp dẫn, từ hiện vật đến voucher.
  • Mini game kết nối: Cặp đôi tham gia trò chơi sẽ nhận những món quà nhỏ thú vị.
• MC duy trì năng lượng bằng những câu chuyện vui, bắt trend giúp không khí thêm phần náo nhiệt.

20:30 – 21:30: Tiệc tối

• Tiệc buffet hoặc tiệc ngồi được tổ chức trong không gian ấm cúng, bày biện tinh tế.
• Nhân viên thưởng thức món ngon, trò chuyện thân mật trong âm nhạc nhẹ nhàng.

21:30 – 22:00: Đại diện nhân viên phát biểu và đồng ca

• Đại diện nhân viên chia sẻ cảm nghĩ, gợi lên cảm giác tự hào và sự gắn kết với tập thể.
• Cả hội trường cùng nhau hát vang một bài hát ý nghĩa, tạo kết thúc đẹp cho sự kiện.

22:00: Hạ màn

• Trưởng ban tổ chức gửi lời cảm ơn đến toàn thể khách mời và nhân viên.
• Kết thúc với khoảnh khắc bắn pháo giấy, đánh dấu một năm mới khởi sắc.

Will Event – đơn vị tổ chức tiệc tất niên (Year end party) uy tín HCM

Là một trong những đơn vị uy tín hàng đầu trong lĩnh vực tổ chức sự kiện trọn gói, Will Event không chỉ mang đến những chương trình tiệc tất niên thành công mà còn giúp doanh nghiệp để lại dấu ấn khó phai trong lòng khách mời.

Với bề dày kinh nghiệm cùng đội ngũ nhân sự sáng tạo, Will Event đã đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp từ lớn đến nhỏ trên khắp cả nước, tạo nên những khoảnh khắc tuyệt vời khó quên.

• Đội ngũ chuyên gia đầy sáng tạo và nhiệt huyết: Từng chi tiết trong sự kiện đều được đội ngũ nhân viên của Will Event chăm chút cẩn thận, từ việc tư vấn ý tưởng đến triển khai thực tế. Sự chuyên nghiệp cùng khả năng sáng tạo không giới hạn của chúng tôi luôn đảm bảo chương trình không chỉ trọn vẹn mà còn có “chất riêng” khó trộn lẫn.
• Chất lượng dịch vụ vượt trội: Will Event cam kết mang đến những trải nghiệm hoàn hảo cho khách hàng, từ thiết kế không gian, âm thanh, ánh sáng, đến các tiết mục biểu diễn. Không có chi tiết nào bị bỏ sót, bởi chúng tôi hiểu rằng sự tỉ mỉ là chìa khóa của sự chuyên nghiệp.
• Giá cả tối ưu, linh hoạt với ngân sách khách hàng: Will Event hiểu rằng mỗi doanh nghiệp có quy mô và khả năng tài chính khác nhau. Vì vậy, chúng tôi luôn nỗ lực xây dựng giải pháp tổ chức sự kiện với mức giá hợp lý nhất, nhưng vẫn giữ vững chất lượng đỉnh cao.

Hãy để Will Event đồng hành, biến bữa tiệc tất niên của bạn thành một “sân khấu tỏa sáng”, nơi ghi dấu những thành tựu đáng tự hào và khơi dậy nguồn cảm hứng cho một năm mới đầy hứa hẹn.